{"id":16743,"date":"2021-11-25T10:04:03","date_gmt":"2021-11-25T09:04:03","guid":{"rendered":"https:\/\/crosstalent.com\/?p=16743"},"modified":"2024-10-29T21:14:43","modified_gmt":"2024-10-29T20:14:43","slug":"les-enjeux-de-la-digitalisation-des-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/crosstalent.com\/fr\/actualites\/les-enjeux-de-la-digitalisation-des-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Les enjeux de la digitalisation des notes de frais ?"},"content":{"rendered":"

La gestion des notes de frais est en r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale un v\u00e9ritable casse-t\u00eate ; et ce, aussi bien pour les salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 les r\u00e9diger que pour les managers devant les valider ainsi que pour les gestionnaires et financiers de l\u2019entreprise devant les rembourser et les int\u00e9grer au bilan de l\u2019entreprise.<\/p>\n

Il est donc plus que logique que tout un chacun aspire \u00e0 une simplification, mais aussi et surtout \u00e0 une s\u00e9curisation du process des notes de frais. En ce sens, il semblerait que la digitalisation des notes de frais soit la r\u00e9ponse id\u00e9ale aux besoins et attentes des acteurs de l\u2019entreprise.<\/p>\n

Mais la digitalisation des notes de frais est-elle si simple ? Quelles sont les r\u00e8gles qui la r\u00e9gissent ? Et surtout, est-ce l\u00e0 les seuls enjeux ? <\/strong>Au travers de notre article, nous r\u00e9pondrons \u00e0 toutes vos questions, et plus encore, en ce qui concerne la digitalisation des notes de frais.<\/p>\n

Qu’est-ce que la digitalisation des notes de frais ?
De quoi parle-t-on ?<\/h2>\n

La notion de digitalisation des notes de frais est susceptible de d\u00e9finir diff\u00e9rentes actions en fonction des pratiques de l\u2019entreprise vis\u00e9e. En effet, cela peut concerner une num\u00e9risation des notes de frais, \u00e0 savoir la transformation d\u2019un document papier sous le format d\u2019un fichier num\u00e9rique \u00e0 valeur probante. Ou encore, le simple fait de scanner sous format PDF les justificatifs de ses notes de frais.<\/p>\n

Pour qu\u2019un process de digitalisation des notes de frais soit complet, il est imp\u00e9ratif d\u2019int\u00e9grer un logiciel de traitement qui sera en mesure de num\u00e9riser, de traiter et de certifier les pi\u00e8ces justificatives de la note de frais<\/p>\n

Toutefois, pour qu\u2019elle soit reconnue comme telle, la digitalisation des notes de frais doit r\u00e9pondre \u00e0 des crit\u00e8res stricts \u00e9nonc\u00e9s au sein de l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019<\/a> qui fixe les modalit\u00e9s de validit\u00e9 de la num\u00e9risation des documents justificatifs de la note de frais au regard de l\u2019article L. 243-16 du Code de la s\u00e9curit\u00e9 sociale.<\/p>\n

Quels sont les grands enjeux de la digitalisation des notes de frais ? <\/h2>\n

Lorsque l\u2019on parle de digitalisation des notes de frais, le premier avantage auquel on pense est celui de l\u2019optimisation des temps, \u00e0 la fois ceux de la cr\u00e9ation que ceux du traitement. Et en effet, selon une \u00e9tude men\u00e9e en 2019 par HRS et la fondation GBTA, la cr\u00e9ation d\u2019une note de frais papier peut prendre entre 20 et 30 minutes par collaborateur. Autant dire que ramener au mois, en fonction de la taille de l\u2019entreprise, cela peut rapidement se compter en jour de travail effectif perdu.<\/p>\n

Cependant, il ne s\u2019agit pas l\u00e0 des seuls enjeux de la digitalisation des notes de frais. Parmi eux, nous pouvons notamment citer :<\/p>\n

Analyser les d\u00e9penses effectu\u00e9es dans le cadre des notes de frais<\/h3>\n

La majorit\u00e9 des logiciels de digitalisation des notes de frais proposent une fonctionnalit\u00e9 qui permet de ventiler et d\u2019analyser les d\u00e9penses professionnelles de vos salari\u00e9s.<\/p>\n

Ainsi, gr\u00e2ce aux exports de donn\u00e9es, vous pourrez visualiser les principaux postes g\u00e9n\u00e9rant des notes de frais au sein de votre entreprise et envisager une strat\u00e9gie de r\u00e9duction des co\u00fbts en cons\u00e9quence. Cela peut, par exemple, \u00eatre les frais de repas lors des d\u00e9placements de vos collaborateurs. Dans ce cas, vous aurez la possibilit\u00e9 de conclure des partenariats avec certaines cha\u00eenes pour b\u00e9n\u00e9ficier de r\u00e9duction et\/ou prendre la d\u00e9cision d\u2019instaurer un montant maximal de prise en charge des repas ext\u00e9rieurs.<\/p>\n

R\u00e9duire les risques d’erreurs et\/ou de fraude des notes de frais<\/h3>\n

Il est parfois compliqu\u00e9 de d\u00e9crypter correctement un ticket de caisse ou une note de restaurant. Entre les diff\u00e9rents taux de TVA applicable, les produits exon\u00e9r\u00e9s de TVA, etc. les risques d\u2019erreur sont nombreux lors des cr\u00e9ations de note de frais. Et en fonction du volume de traitement, il se peut que ces erreurs passent \u00e0 la trappe lors des validations.<\/p>\n

De m\u00eame, il arrive que certains salari\u00e9s passent des frais personnels en frais professionnels. Et sans un \u0153il averti et attentif, les entreprises peuvent se retrouver \u00e0 rembourser des frais sans aucun lien avec l\u2019activit\u00e9 professionnelle.<\/p>\n

Gr\u00e2ce aux applications mobiles de cr\u00e9ation de notes de frais, ces erreurs et abus ne seront plus possibles. En effet, en num\u00e9risant le justificatif de la note de frais, le logiciel analysera et ventilera les d\u00e9penses en fonction de leur nature, mais aussi en fonction de leur taux de TVA.<\/p>\n

De m\u00eame certaines applications peuvent se param\u00e9trer afin de lire l\u2019heure et le jour d\u2019\u00e9dition des pi\u00e8ces justificatives et refuser celles \u00e9mises en dehors des temps de travail.<\/p>\n

Am\u00e9liorer le process des notes de frais<\/h3>\n

La digitalisation des notes de frais, permet de simplifier la cr\u00e9ation de la note de frais, mais aussi et surtout sa validation et son traitement.<\/p>\n

Regroup\u00e9s au sein d\u2019une seule et m\u00eame interface, sous un format clair et lisible, la validation des notes de frais et leur envoi pour paiement se feront d\u2019un simple clic. De m\u00eame, le paiement pourra \u00eatre instantan\u00e9ment programm\u00e9 afin d’\u00e9viter tout risque d\u2019oubli ou de retard de paiement.<\/p>\n

B\u00e9n\u00e9ficier d’un archivage num\u00e9rique et s\u00e9curis\u00e9 des notes de frais et justificatifs<\/h3>\n

Devant r\u00e9pondre aux exigences de l’arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019, la digitalisation des notes de frais suppute l’archivage de l’ensemble des justificatifs sur une p\u00e9riode de 10 ans et via un format offrant une valeur probante du document.<\/p>\n

De ce fait, en cas de contr\u00f4le de l’URSSAF, vous pourrez facilement retrouver l’ensemble de vos justificatifs de paiement et \u00e9viter ainsi un redressement pouvant \u00eatre extr\u00eamement co\u00fbteux.<\/p>\n

La digitalisation des notes de frais, comment faire ?<\/h2>\n

Comme nous venons de le voir, si la digitalisation des notes de frais offre de nombreux avantages, elle doit n\u00e9anmoins r\u00e9pondre \u00e0 certaines obligations.<\/p>\n

C’est pourquoi le choix du prestataire et sa mise en place au sein de l’entreprise doivent se faire de fa\u00e7on pr\u00e9cise et r\u00e9fl\u00e9chie.<\/p>\n

Afin de vous aider dans cette d\u00e9marche, nous avons pr\u00e9par\u00e9 pour vous un rappel des \u00e9tapes indispensables \u00e0 la mise en \u0153uvre de la digitalisation des notes de frais. <\/p>\n

\u00c9tape 1 : <\/strong>D\u00e9finir les objectifs du projet et vos attentes.<\/h3>\n

La premi\u00e8re \u00e9tape est de vous interroger sur ce qui vous motive \u00e0 digitaliser vos notes de frais. Est-ce pour reprendre le contr\u00f4le de vos d\u00e9penses ? Obtenir une vue pr\u00e9cise des secteurs g\u00e9n\u00e9rant des notes de frais ? Est-ce pour limiter la fraude ? Optimiser vos ressources ? \u2026<\/strong><\/p>\n

Conna\u00eetre vos objectifs vous permettra non seulement d\u2019identifier plus facilement les besoins auxquels le logiciel devra r\u00e9pondre, mais aussi de pr\u00e9parer vos \u00e9quipes aux changements qui vont s\u2019op\u00e9rer d\u2019ici peu.<\/p>\n

\u00c9tape 2 :<\/strong> R\u00e9aliser un cahier des charges de vos besoins.<\/h3>\n

Avant m\u00eame de vous lancer dans la recherche d\u2019un partenaire, vous devrez r\u00e9aliser un cahier des charges interne qui reprendra les besoins en mati\u00e8re de digitalisation des notes de frais, mais qui regroupera \u00e9galement les process actuels.<\/p>\n<\/p>\n

Nous vous conseillons pour ce faire de cr\u00e9er un groupe de travail sp\u00e9cifique. Ce dernier aura pour charge :<\/p>\n

    \n
  • De formaliser la ou les proc\u00e9dures actuellement mises en \u0153uvre.<\/li>\n
  • De r\u00e9aliser un \u00e9tat des lieux de ce qui fonctionne et de ce qui devrait \u00eatre am\u00e9lior\u00e9.<\/li>\n
  • De recueillir les avis et id\u00e9es des personnes impliqu\u00e9es dans le processus note de frais.<\/li>\n
  • D\u2019identifier les fonctionnalit\u00e9s indispensables au bon fonctionnement de la digitalisation des notes de frais.<\/li>\n
  • D\u2019\u00e9tablir les pr\u00e9requis techniques : nombre d\u2019utilisateurs concern\u00e9s, calendrier pr\u00e9visionnel de la mise en place et budget allou\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n

    \u00c9tape 3 :<\/strong> Pr\u00e9parer et diffuser votre appel d’offres.<\/h3>\n

    Une fois cela fait, vous serez alors en mesure de transformer votre cahier des charges techniques en un v\u00e9ritable appel d\u2019offres. Toutefois, il ne servira \u00e0 rien de diffuser cet appel d\u2019offres \u00e0 tout va.<\/p>\n

    En fonction des fonctionnalit\u00e9s que vous avez identifi\u00e9es comme indispensables, op\u00e9rez une premi\u00e8re s\u00e9lection des prestataires potentiels et soumettez-leur alors votre besoin.<\/p>\n

    Comparez non seulement les prix qui vous seront transmis, mais aussi le support technique et les services qui vous seront propos\u00e9s et selon quelle tarification.<\/p>\n

    \u00c9tape 4 :<\/strong> Mettre \u00e0 jour vos process et politiques de traitement interne pour une ad\u00e9quation au projet.<\/h3>\n

    Bien que la digitalisation en elle-m\u00eame puisse prendre du temps, nous vous conseillons d\u2019\u00eatre proactif sur certains aspects, et notamment celui de la num\u00e9risation et de la conformit\u00e9 des justificatifs.<\/p>\n

    V\u00e9rifiez que les taux de TVA sont ventil\u00e9s correctement au sein des notes de frais, que les d\u00e9lais de transmission des pi\u00e8ces sont conformes \u00e0 vos process. Habituez vos collaborateurs \u00e0 num\u00e9riser leurs justificatifs et \u00e0 vous faire parvenir leurs notes de frais sous format num\u00e9rique et plus sous format papier.<\/p>\n

    \u00c9tape 5 :<\/strong> Pr\u00e9voir le d\u00e9ploiement de la solution.<\/h3>\n

    Une fois la solution choisie, il est alors temps de penser \u00e0 son int\u00e9gration et \u00e0 son d\u00e9ploiement au sein de votre organisation.<\/p>\n

    En fonction des exigences techniques, il vous faudra d\u00e9couper cette partie en diff\u00e9rentes \u00e9tapes. Lors de chacune de ces \u00e9tapes, nommez un responsable de projet qui aura la charge de piloter les op\u00e9rations. Accordez-lui \u00e9galement le temps n\u00e9cessaire \u00e0 la bonne ex\u00e9cution de cette mission.<\/p>\n

    \u00c9tape 5 : <\/strong>R\u00e9aliser un essai pilote du d\u00e9ploiement.<\/h3>\n

    M\u00eame en optant pour le logiciel le plus performant du march\u00e9 et en pr\u00e9parant chaque \u00e9tape avec rigueur et s\u00e9rieux, il est impossible de garantir une mise en \u0153uvre id\u00e9ale et 100% conforme \u00e0 vos attentes et \u00e0 celle de vos collaborateurs.<\/p>\n

    C\u2019est pourquoi, nous vous conseillons dans un premier temps de r\u00e9aliser un d\u00e9marrage test sur une petite population de votre entreprise. Ainsi, ces salari\u00e9s pilotes pourront exp\u00e9rimenter les diff\u00e9rents process et vous faire remonter ce qui fonctionne de ce qui n\u00e9cessit\u00e9 une am\u00e9lioration et\/ou une adaptation.<\/p>\n

    \u00c9tape 7 : <\/strong>Communiquer et former<\/h3>\n

    Pour vous assurer que ce changement de process soit accept\u00e9 et adopt\u00e9 par vos collaborateurs, il vous faudra \u00e0 la fois les impliquer dans le processus, mais aussi les informer des raisons de ce changement, leur pr\u00e9senter les avantages qu\u2019ils pourront en retirer puis les former \u00e0 ce changement.<\/p>\n

    Que cela soit par le biais de formations dispens\u00e9es par le prestataire s\u00e9lectionn\u00e9, par des supports cr\u00e9\u00e9s et diffus\u00e9s par vos soins ou encore en faisant des collaborateurs volontaires des experts r\u00e9f\u00e9rents en la mati\u00e8re, ne n\u00e9gligez pas l\u2019accompagnement de vos collaborateurs tout au long du d\u00e9ploiement de la solution de digitalisation.<\/p>\n

    \u00c9tape 8 : <\/strong>Organiser le d\u00e9ploiement final et suivre le projet<\/h3>\n

    La derni\u00e8re \u00e9tape est donc d\u2019ouvrir la nouvelle proc\u00e9dure \u00e0 tous les salari\u00e9s de votre organisation. Mais attention, il ne suffit pas d\u2019envoyer le top d\u00e9part pour que votre t\u00e2che s\u2019arr\u00eate. Organisez les premiers jours, voire premi\u00e8res semaines, de ce nouveau process en nommant des ambassadeurs qui pourront vous faire parvenir les retours de leurs coll\u00e8gues tout en les aidant \u00e0 la prise en main.<\/p>\n

    Planifiez des points d\u2019information et de formation pour ceux qui en ressentiraient le besoin. Analysez les retours des salari\u00e9s et \u00e9tudiez les am\u00e9liorations possibles.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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