Aujourd’hui, toute entreprise est guidée par la notion de retour sur investissement. Les services RH n’échappent pas à la règle. Le SIRH prend une place prépondérante dans nos structures, de telle sorte que chaque entreprise qui souhaite rester compétitive doit de se doter d’un système d’information adapté à sa structure. Les mentalités doivent également évoluer. Et les réorganisations qui se multiplient ces jours-ci sont l’occasion idéale de mettre en place un nouveau système d’information.
En quoi l’investissement dans un SIRH est-il un changement pour nos entreprises ?
Les entrepreneurs souhaitent, aujourd’hui encore plus qu’avant, aller vite et être efficaces. L’analyse des besoins en formation, par exemple, à l’issue des entretiens professionnels, ou encore l’analyse des CV sont extrêmement chronophages ; d’où la nécessité de rationaliser et de trouver des solutions innovantes.
Pour cela, il faut faire évoluer les mentalités.
Fini le tout papier ! Aujourd’hui, le digital prend son essor et tout son sens suite aux évènements du Covid-19 et à la démocratisation du travail à distance.
Force est de constater que les entreprises investissent de plus en plus dans la digitalisation de leur processus. En effet, une meilleure organisation permet de donner de la valeur à l’entreprise.
Qui sont les acteurs de ce changement ?
Chaque membre de l’entreprise est acteur de ce changement. Certains donnent l’impulsion aux autres bien sûr, mais si l’on souhaite qu’il s’agisse d’un investissement réussi, chaque membre de l’entreprise doit alors se sentir concerné et impliqué dans ce changement.
Reprenons l’exemple de l’entretien professionnel : celui-ci doit permettre une mise à plat des perspectives d’évolution de carrière du salarié ainsi que de ses demandes de formation. Cette tâche mobilise énormément les services RH sur de longues semaines, faire passer des entretiens est une chose, exploiter leur résultat en est une autre. L’investissement dans un logiciel de gestion des entretiens professionnels permet de gagner en efficacité. Encore faut-il que tous les collaborateurs concernés jouent le jeu et croient en ce changement de pratique.
Côté manager, il faut leur expliquer et surtout les convaincre qu’il s’agit d’un outil stratégique ! Les associer au choix du logiciel permettra une meilleure acceptation et appropriation de celui-ci.
Côté collaborateur, il ne faut pas oublier d’être pédagogue et notamment de prendre le temps d’expliquer ce changement. En effet, après 2 années de pandémie, ils ont besoin de retrouver du sens, de se sentir considéré dans leur organisation.
La communication est donc essentielle.
Quels sont les principaux freins et comment les lever ?
Comme toujours, le changement fait peur.
Et les principaux freins, côté salarié, seront certainement les suivants :
- La crainte des réductions d’effectifs : digitalisation rime dans l’esprit de beaucoup de suppression de poste.
- La peur de la panne informatique.
- La crainte du recueil d’information sensible et personnelle, de leur exploitation et de leur conservation par l’employeur.
Cette liste n’est pas exhaustive.
Côté employeur, le frein principal est sans nul doute celui du coût et de l’adaptation aux besoins de l’entreprise. Trouver le logiciel adéquat peut parfois être compliqué.
Comment lever les freins ?
Par la pédagogie et la communication essentiellement.
Et puis associer ses équipes au choix du logiciel en créant un groupe chargé de ce projet est un axe essentiel pour un changement réussi et accepté.
Il faut convaincre que le SIRH va permettre une gestion simplifiée en harmonisant les pratiques RH.
Il faut également expliquer que juridiquement, la mise en place de cet outil permettra de sécuriser le légal. Il s’agira là d’un moyen de preuve non négligeable en cas de contentieux.
Quelques arguments à mettre en avant afin de motiver son équipe au changement :
- La digitalisation des entretiens professionnels permettra aux collaborateurs d’être tenus informés de manière automatique en début de « campagne » d’entretien de la date de leur rendez-vous. Ils recevront une invitation via leur messagerie électronique et pourront ainsi se projeter, le préparer, se sentir plus concernés ; chaque collaborateur pourra s’approprier la politique de l’entreprise, s’approprier son avenir au sein de celle-ci, et envisager de s’y ancrer.
- Les tâches les plus chronophages seront ainsi automatisées, ce qui permettra aux gestionnaires des ressources humaines de se délester de tâches à faible valeur ajoutée et de se dégager du temps pour se concentrer sur d’autres pans de leurs fonctions. Les services RH pourront alors se focaliser sur d’autres projets, permettant l’essor de l’entreprise et sa croissance.
- Enfin, grâce à la digitalisation, l’entreprise va s’inscrire durablement dans une démarche RSE. Et en communiquant sur ce point, elle va développer une marque employeur attractive, moderne, qui va attirer de nouveaux talents.
- La digitalisation de la gestion des ressources humaines est également un moyen pour les entreprises d’améliorer la qualité de vie au travail de leurs collaborateurs. La digitalisation est en effet une avancée pour les collaborateurs qui pourront obtenir toutes les informations utiles sur leur profil en un clic, à tout moment.
- Chaque collaborateur pourra ainsi en temps réel accéder à ses congés, visualiser ses entretiens d’évaluation, ou ses entretiens professionnels, ses demandes de formation ou toute autre information sur ses droits à mutuelle, à prévoyance…
- La digitalisation permet par ailleurs d’améliorer la communication entre les services et de fluidifier les échanges, en raccourcissant les délais de traitement des informations par exemple afin d’être plus efficace et donc plus performant. C’est un vecteur non négligeable de satisfaction pour les salariés qui remarquent gagner du temps.
Une fois ces arguments entendus, encore faut-il mettre en place cette conduite du changement.
Comment s’y prendre ?
Avant toute chose, il faut définir une stratégie précise et des objectifs clairs, en fonction de ses attentes.
Les étapes à respecter :
- La préparation et la définition du projet : on décide qui l’on implique et ce dont on a besoin en les recueillant auprès des opérationnels. Quelles sont leurs attentes ? Ces étapes permettent de définir un cahier des charges.
- Le choix du logiciel et donc du fournisseur : étape cruciale et qui peut prendre du temps. C’est également la phase de négociation des coûts, du design du logiciel…
- La phase de test
- Le lancement
Les avantages pour l’entreprise
Comme précédemment évoqué, le but n’est plus seulement la simplification, ou l’efficacité, c’est aussi améliorer la performance des services de gestion des ressources humaines qui sont très souvent confrontés à la lourdeur administrative.
Sur le plan qualitatif, utiliser un SIRH permet également un gain pour la QVT (les tâches administratives sont simplifiées, la communication interne améliorée). En termes d’image également, c’est important, car cela renvoie la vision d’une entreprise innovante et moderne auprès des collaborateurs, mais aussi à l’extérieur de l’entreprise.
Investir notamment dans une solution de gestion des entretiens ou dans des logiciels capables de trier des CVs selon certains mots-clés est aujourd’hui devenu nécessaire, voire indispensable pour toute entreprise désireuse de performance et d’engagement de ses collaborateurs.
La conduite du changement devrait donc nécessairement passer par la digitalisation !
Force est donc de constater que la digitalisation de l’administration des ressources humaines est aujourd’hui devenue incontournable pour toutes les entreprises.
