Un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un outil informatique conçu pour faciliter la gestion des ressources humaines au sein d’une entreprise. Il regroupe différentes fonctionnalités telles que la gestion des employés, la formation, le recrutement, etc. Bien qu’il offre de nombreux avantages, le SIRH présente également certains inconvénients. Cet article se propose d’explorer ces deux aspects afin d’aider les entreprises à prendre une décision éclairée quant à l’adoption d’un SIRH.
Quels sont les avantages de la mise en place d’un logiciel SIRH ?
Si les possibilités et fonctionnalités proposées par les logiciels de SIRH sont nombreuses, les avantages qu’ils présentent restent principalement les mêmes. Et parmi ces avantages, nous comptons :
L’automatisation, l’optimisation et l’uniformisation des process RH.
Il s’agit là de l’un des premiers avantages connus et attendus. En effet, le déploiement d’un logiciel de SIRH aura pour principale ambition d’automatiser les missions les plus basiques de la fonction RH, tel que :
- La saisie des congés et le calcul des compteurs.
- La saisie des bases de données du personnel et leur mise à jour.
- L’envoi de courrier d’information.
- ….
Généralement répétitives, chronophages, peu valorisantes et à faible valeur ajoutée, elles sont pourtant indispensables et incontournables. Ainsi, plus votre effectif s’accroît et plus les gains de temps réalisés seront conséquents. En effet, prenez le temps de vous questionner à ce sujet :
- Combien de temps passez-vous chaque mois à préparer vos éléments variables de paies ?
- Quel volume représente vos envois de documents papiers par jour, semaines, mois et année ? Combien de bureaux pourriez-vous remplir ?
- Combien de kilomètre parcourez-vous tous les mois pour remettre des courriers et autres documents informatifs à vos salariés ?
Grâce au SIRH d’un simple clic, ou parfois deux, vous serez en mesure de réaliser toutes ces actions en un clin d’œil.
Mais un logiciel de SIRH contribuera également à l’optimisation des process et procédures RH (notamment en supprimant les risques d’erreurs liés aux multiples saisies d’information), mais aussi à leur uniformisation. Ces deux aspects, eux aussi, seront générateurs de productivité tant pour les salariés que pour le personnel des services RH et participeront également au bien-être des collaborateurs, grâce entre autres au sentiment de simplicité, d’équité et d’égalité de traitement qu’ils engendreront.
L’augmentation de la productivité
Si l’automatisation des tâches administratives RH est à l’origine d’un accroissement de la productivité, ce n’est pas le seul aspect du SIRH qui le permet. En effet, la simplicité de la saisie des données, la fluidité de transmission des informations, mais aussi la diminution de la ressaisie des informations vont également contribuer à une augmentation naturelle de la productivité de tout un chacun.
Prenons un exemple relativement simple et pourtant tellement parlant, la demande de congé. Dans une organisation sans SIRH, la demande de congé va suivre un (long) parcours. En premier lieu, le salarié devra se lancer à la recherche du Saint Graal : la fameuse fiche de demande. Après un savant calcul et une longue recherche sur les jours de congé qui lui restent, sur ceux qui pourront être acquis d’ici au jour de sa demande, sur le nombre d’heures qu’il pourra récupérer, etc., la demande est enfin prête.
Mais voilà, à qui l’adresser ?
Après un ou deux allers et retour, peut-être même quatre, la demande de congé arrive à bon port.
À présent, reste à savoir si celle-ci pourra être acceptée ou non. Entre lecture de planning made in Excel, Post-it disséminés ici et là qui vous rappellent les réunions et évènements importants auxquels les salariés devront être présents, …, accepter une demande de congé apparaît comme quitte ou double.
Et en effet cela peut le devenir : risque de sous-effectif, non-respect des délais, mécontentement des salariés et dégradation du climat social, perte, oubli, …, sont autant de risques qui peuvent être supprimés par un logiciel de SIRH.
D’un côté, libérés des tâches les plus chronophages et répétitives, les assistants, managers et responsables RH pourront réinvestir le temps, auparavant consacré à ces actions, vers des actions à plus fortes valeurs ajoutées comme la fidélisation des talents, la communication RH à travers le développement de la marque employeur, l’optimisation de l’e-réputation et de la démarche RSE.
De l’autre côté, les collaborateurs, eux, pourront réinvestir ce temps gagné dans l’exécution de leurs missions.
L’accessibilité des informations
Grâce aux portails de connexion personnelle, l’ensemble des collaborateurs aura la possibilité d’accéder à tout moment à l’ensemble des informations les concernant (sans avoir à attendre le retour d’un membre de l’équipe RH), mais aussi à un ensemble de document du type :
- Règlement intérieur.
- Demande de congé et solde de CP.
- Compteur d’heures
- Déclaration d’absence et procédures en cas d’arrêt maladie.
Et si vous disposez d’un logiciel de SIRH en mode SaaS, les collaborateurs auront également la possibilité de se connecter à leur portail depuis n’importe quel support connecté à Internet
La sécurisation et l’archivage des données.
Qui dit collecte et numérisation des données, dit point d’attention à avoir sur la sécurisation des données et sur les obligations émises par le RGPD.
En vous munissant d’un logiciel de SIRH, vous vous assurez à la fois d’être en conformité avec les règles établies par le RGPD, mais vous assurez également à vos collaborateurs de vous doter d’un outil de stockage des données fiable et totalement sécurisé.
La responsabilisation et l’adhésion des collaborateurs.
Les logiciels de SIRH permettent de développer l’interactivité des collaborateurs dans de nombreux domaines des ressources humaines.
En choisissant un logiciel de SIRH dont le tableau de bord est configurable en fonction des profils utilisateurs, vous aurez la possibilité d’intégrer pleinement les salariés dans la gestion de leur dossier administratif, mais également dans l’évolution de leur carrière et le développement de leur potentiel.
Plus que la simple saisie des informations administratives et légales ou la déclaration d’absence et la demande de congé, le SIRH suscite responsabilisation et adhésion des collaborateurs en leur permettant d’agir sur :
- Leurs compétences et formations
- Leurs évolutions et mobilités professionnelles.
- Leurs performances et la réalisation de leurs objectifs
La maîtrise des coûts financiers
Grâce à la numérisation de la fonction RH, l’entreprise est à même de réaliser de nombreuses économies en termes de coûts directs de fonctionnement, mais aussi en termes de coûts indirects. Les principaux gains financiers permis par la mise en place d’un logiciel de SIRH sont :
- Une diminution des coûts postaux. Exemple : dématérialisation des bulletins de paie et des courriers administratifs.
- Diminution des coûts liés aux fournitures de bureau. Exemple : le déploiement de la signature électronique et du coffre-fort numérique qui évitent les frais liés à l’impression des documents et à l’archivage des documents.
- Sécurisation et limitation des coûts liés à la gestion RH des salariés, notamment liés au traitement de la paie et à l’aspect risque disciplinaire.
- La réduction des coûts liés au recrutement.
L’analyse des performances internes et l’optimisation du pilotage RH.
Plus qu’un logiciel de saisie, un SIRH est un véritable outil d’analyse sur lequel vous pourrez vous appuyer lors des prises de décision stratégique. Car en centralisant l’ensemble des données RH au sein d’une seule et même base, les logiciels de SIRH sont en mesure d’extraire n’importe quelle donnée, mais également de les croiser les unes avec les autres afin de vous fournir des indicateurs et tableaux de bord fiables et précis qui vous permettront d’analyser vos performances, mais aussi vos faiblesses.
Quels sont les inconvénients du SIRH ?
En matière de SIRH nous ne pouvons pas à proprement parler d’inconvénients, mais plutôt de risques. Et les principaux risques du SIRH seront fonction de la solution choisie par l’entreprise, c’est-à-dire un SIRH en SaaS ou en progiciel à déployer en interne.
Toutefois, il existe un risque commun aux deux modes et qui peut remettre en question tout l’intérêt et tous les avantages du SIRH.
La non-adhésion des collaborateurs
En effet, le déploiement d’un logiciel de SIRH devra suivre les mêmes étapes que n’importe quel lancement de projet, qu’il soit en interne ou en externe. Afin de mettre toutes les chances de votre côté, il vous faudra donc :
- Analyser précisément votre besoin et dresser un cahier des charges technique précis.
- Constituer en interne une équipe consacrée au déploiement du SIRH.
- Mettre en concurrence les différents prestataires par le biais d’un appel d’offres.
- Déployer des sessions tests.
- Promouvoir des salariés ambassadeurs du SIRH qui seront à même d’aider les collaborateurs dans leur utilisation quotidienne.
- Réaliser une campagne d’information et de formation.
- Vérifier les supports et formules d’assistance proposés par le prestataire choisi.
Le coût
Evidemment l’argent étant le nerf de la guerre, un des inconvénients d’un système d’information RH est son coût. Il est logiquement plus élevé qu’excel !
Cependant comme nous l’avons vu dans la partie avantages, les coûts sont aisément rentabilisés par les gains notamment en termes de productivité
Les principaux risques liés à un SIRH en SaaS.
En réalité, en matière de SIRH en SaaS il existe surtout un risque principal : le fait que les données qui y sont renseignées soient hébergées, stockées et détenues par le prestataire.
Cela peut générer différents soucis, comme :
- Une atteinte à la confidentialité des données.
- Une dépendance envers le prestataire pour tout ce qui concerne la sécurité et les mises à jour.
- Le fait de ne pas être libre de paramétrer le logiciel comme on le souhaite (à noter que cela est de moins en moins le cas).
- La question de la restitution des données en cas de rupture du contrat.
C’est pourquoi, la fiabilité et la confiance que vous accordez à votre prestataire doivent être irréprochables. Chez Crosstalent, nous avons pris le parti de laisser à nos clients, le maximum d’autonomie possible.
Notre équipe est présente pour guider nos clients durant la mise en place du projet ainsi qu’après, si nos clients en ont le besoin, principalement technique.
Mais, grâce à la technologie Salesforce, il est possible pour nos clients de paramétrer eux-mêmes leur SIRH.
Le choix de cette plateforme permet aussi de garantir une sécurité des données et un hébergement de celles-ci en Europe.
Les principaux risques liés à un SIRH en interne.
Avec le déploiement d’un logiciel de SIRH en interne le principal inconvénient, risque, provient de la charge de la maintenance et de la sécurité qui va peser sur les services informatiques de l’entreprise.
En effet, au contraire du mode SaaS, l’entreprise devra être la garante de la conformité permanente du logiciel et de la sécurité des données qui y sont stockées.
De même, les supports d’assistance seront bien moins développés que pour un logiciel en SaaS. Et en cas de panne ou de tout autre souci technique et administratif, l’entreprise risque de se retrouver bien seule.
Conclusion : Un SIRH présente de nombreux avantages pour la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Il permet une meilleure centralisation, organisation et accessibilité des données, favorise la communication interne et facilite la gestion des processus RH. Cependant, il est important de prendre en compte les inconvénients potentiels tels que le coût financier et la nécessité de garantir la confidentialité des données. Avant d’adopter un SIRH, il est essentiel d’évaluer attentivement les besoins de l’entreprise. Dans tous les cas, une bonne planification, une formation appropriée et un suivi régulier sont essentiels pour maximiser les bénéfices d’un SIRH.
