Les logiciels en mode SaaS, qu’ils soient destinés au service des ressources humaines, aux services financiers, commerciaux ou autres, ne cessent de croître au sein de nos entreprises. En effet, selon une étude menée en 2018 par finances Online, 73% des entreprises déclaraient que leurs applications métiers seraient en mode Saas d’ici à la fin de l’année 2020.

En plus de cette volonté de digitaliser les outils de gestion des entreprises, la crise sanitaire que nous avons connue a accéléré ce processus. Télétravail, espace de partage et de stockage collaboratif sur le cloud, … les besoins en logiciels n’ont jamais été aussi forts. Mais voilà, si ces outils offrent de nombreux avantages, il est parfois difficile de les intégrer les uns aux autres et d’accéder à un véritable partage des données.

Découvrez en quoi l’interconnexion des logiciels en mode SaaS peut vous permettre de gagner en performances et en qualité de travail

L’interconnexion des logiciels, qu’est-ce que c’est ?

L’interconnexion des logiciels, aussi connue parfois sous le nom d’interopérabilité, est le fait d’assurer une compatibilité entre deux logiciels distincts afin de permettre un échange, un partage, de leurs données en temps réel.

Ainsi, l’interconnexion des logiciels en mode SaaS crée un tunnel de communication entre deux logiciels au sein duquel les données de l’un seront adaptées afin de s’intégrer aux données de l’autre sans que vous n’ayez à intervenir manuellement dans l’opération et vice-versa depuis le second logiciel vers le premier.

Pour simplifier et schématiser l’utilisation de l’interconnexion des logiciels, nous pouvons prendre l’exemple suivant : L’entreprise X dispose de plusieurs pointeuses électroniques qui lui permettent à la fois de contrôler les accès à ses locaux, mais également de contrôler les heures effectuées par chacun de ses employés. Jusqu’à présent, les extractions des données se faisaient manuellement via un fichier Excel qui devait être intégré manuellement aux données de paies mensuelles. L’entreprise X s’équipe d’un logiciel de gestion des temps compatible avec son logiciel de paie, mais qui ne peut dans l’état s’interconnecter avec son logiciel de pointage. Soit il lui faudra s’équiper de nouvelles pointeuses (ce qui représente un coût important) soit elle peut s’orienter vers l’interconnexion de logiciels qui lui fournira le tunnel de communication manquant pour que pointeuse et logiciel des temps puissent interagir de façon automatique.

Comment procéder à l’interconnexion des logiciels ?

Pour interconnecter vos logiciels les uns aux autres, différentes possibilités s’offriront à vous. En tout et pour tout, nous en comptabilisons trois : la création d’une passerelle via le développement d’un connecteur, l’interconnexion via une API ou via un web service.

Si la création d’une passerelle via le développement d’un connecteur reste une solution fiable, elle n’en est pas moins onéreuse et assez longue à mettre en pratique. C’est pourquoi, il est préférable d’interconnecter ses logiciels en mode SaaS via une API ou un web service, mais qu’est-ce que c’est exactement ?

L’interconnexion via les API.

L’API (Application Progamming Interface ou Interface de Programmation Applicative de son nom français) est une application développée dans l’unique but de permettre un échange de données mutuelles entre deux logiciels distincts, mais dont le fonctionnement permet ou nécessite une base de données commune.

Ainsi, en fonction d’un protocole de communication (SOAP ou REST), l’API retraitera les données de chaque logiciel, ERP et/ou CRM afin de permettre aux seconds de les interpréter puis de les intégrer pour utilisation.

L’interconnexion via les web services.

Contrairement aux API qui nécessitent un hébergement de ces dernières au sein des logiciels utilisateurs et/ou des plateformes éditrices, les web services permettent aux différents logiciels de communiquer et d’échanger entre eux via le réseau Internet.

Le mécanisme de fonctionnement des web services repose sur le langage HTTP et XML. Ainsi, le logiciel ayant besoin des informations va interroger celui-ci sous le format XML et le second lui adressera les réponses et informations demandées sous le format HTTP, le plus généralement, ou sous le même format que la demande, soit le XML.

Quels sont les avantages de l’interconnexion des logiciels ?

Si les avantages des logiciels, et particulièrement encore des SIRH, ne sont plus à démontrer, l’interconnexion de ces derniers a pour objectif de renforcer ceux-ci tout en permettant aux dirigeants et décideurs RH de répondre à leurs attentes et objectifs en termes de gestion d’entreprise.

Selon une étude menée par MARKESS à l’occasion de l’édition 2018 du Salon Solutions RH, les trois principaux enjeux des RH pour les prochaines années sont :

  • L’automatisation des processus RH.
  • Gagner en performances
  • Offrir des services RH de qualité.

Les principaux avantages de l’interconnexion des logiciels sont donc :

La création d’une base de données unique.

Grâce aux API ou web service, les logiciels auront la possibilité d’exploiter les mêmes bases de données puisque ces dernières auront été automatiquement traduites pour s’adapter aux langages spécifiques des uns et des autres. De plus, en limitant les interventions humaines (intégration manuelle des données d’un logiciel à l’autre) l’interconnexion contribue à la sécurisation et à la fiabilisation des données.

La simplification des procédures et processus.

En facilitant et en simplifiant l’intégration des données, et donc leur traitement au sein des logiciels, les entreprises vont automatiquement gagner du temps dans la gestion de leur quotidien. On peut notamment souligner que de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée vont être supprimées, ce qui permettra de rediriger ce temps vers des besoins et objectifs prioritaires de l’entreprise, tel que la gestion et la fidélisation des talents pour les services RH.

Une amélioration de son image de marque employeur et de l’expérience collaborateur.

En amélioration la communication entre les différents logiciels, et donc entre les différents métiers et fonctions de l’entreprise, cette dernière va augmenter la satisfaction et la qualité de vie au travail de l’ensemble de ses collaborateurs.

Cette amélioration de l’expérience collaborateur au sein de l’entreprise va automatiquement bénéficier à son image de marque employeur puisque les meilleurs promoteurs d’une entreprise, à l’externe comme à l’interne, sont et resteront ses collaborateurs actuels et anciens.

L’interconnexion des logiciels chez Crosstalent

L’interconnexion entre deux systèmes est souvent dictée par les contraintes et capacités techniques du système tiers le moins performant en termes de communication. Pour les SIRH, les logiciels de paie sont les principaux outils pour lesquels une interface est nécessaire.

Les données échangées concernent le plus souvent :

  • Les données administratives
  • Les données de rattachement hiérarchique et organisationnel
  • Les données de salaire (y compris les bulletins)
  • Les données de mutuelle
  • Les éléments variables de paie
  • Les données d’absence et compteurs réels.

Crosstalent a une approche à la fois pragmatique et agnostique sur ce sujet avec plusieurs principes :

Les SI paie offre en général des capacités limitées de communication vers d’autres logiciels (peu de webservices disponibles, modèle de données contraignantes, restrictions sur les formats de fichiers échangés…) ; Il faut donc proposer un panel de modalités d’interfaces adaptées aux différentes solutions tierces et besoins des équipes métiers.

Il est recommandé de clarifier les informations gérées et mises à jour dans un système et éventuellement synchronisé dans un autre (par exemple, les données de rattachement hiérarchique disponible dans un logiciel de paie et un SIRH). Cette relation est qualifiée de SI maître et SI esclave et peut être définie à l’échelle d’un champs ou ensemble de champs. Définir qui est maître et esclave dans une interface répond à des enjeux techniques, mais surtout métier. Ce sont les utilisateurs RH qui doivent choisir l’application utilisée pour tel ou tel domaine fonctionnel. Crosstalent est, pour sa part, agnostique dans ce domaine.

Nous ne cherchons pas à imposer une qui doit être « maître » entre deux applications, même si nous mettons néanmoins notre expérience à disposition des entreprises.

Une interface entre deux systèmes est par définition une modalité technique en évolution régulière, car les logiciels, les API et les besoins métiers évoluent en permanence. Il est donc nécessaire de surveillance la bonne exécution des transferts automatiques de données et d’anticiper au maximum leur mise à jour.

4 modalités d’interconnexion entre Crosstalent et des systèmes tiers.

1. Transfert de données par fichier plat.

Ceci peut être réalisée à la demande de manière manuelle par l’administrateur ou le plus souvent en automatique par l’intermédiaire d’un serveur de réception/d’envoi. Le fichier pivot utilisé pour le transfert de données est préalablement défini pour répondre au format attendu du SI tiers.

2. Web-services

Ils nous permettent de synchroniser des données de point à point, c’est-à-dire des appels entre SI s’organisent à une fréquence pour l’échange de données précises. Cette modalité est recommandée par Crosstalent car elle est sécurisée.

3. ESB ou Entreprise Service Bus

Il s’agit de plateformes qui embarquent nativement la gestion d’interactions entre différentes systèmes. Mulesoft est l’une des principales solutions sur le marché.

4. Connecteur Crosstalent

Nous développons nos propres connecteurs en fonction des webservices disponibles chez nos partenaires. Le principe d’un connecteur est qu’il embarque dans l’application tout le « mapping » de champs standards d’un côté et de l’autre. Par exemple, le Connecteur SILAE / CROSSTALENT communique en bidirectionnel de manière fluide sur tous les sujets paie / RH.