Ce module permet de centraliser et d’organiser les informations liées à la formation des collaborateurs, de planifier les sessions de formation, de suivre la progression des salariés, d’évaluer l’impact des formations sur le développement des compétences, etc. Il contribue ainsi à l’amélioration de la performance et de la productivité des équipes.

Dans cet article, nous verrons également l’avenir de ce module avec l’arrivée de l’Intelligence artificielle.

Les différents types de formation

La formation en entreprise peut prendre plusieurs formes que l’on regroupe en deux grandes catégories de pédagogies.

  • La formation asynchrone :
    • La formation en ligne (e-learning) : les collaborateurs suivent des modules de formation en ligne, à leur propre rythme, sur des plateformes dédiées.
    • Par le biais de vidéos et de tutoriels : les salariés peuvent également apprendre grâce à des vidéos explicatives ou des tutoriels qui leur permettent d’acquérir de nouvelles compétences de manière autonome.
  • La formation en présentiel
    • Le coaching : certains collaborateurs bénéficient de séances de coaching individuel avec un professionnel pour les aider à développer leurs compétences et à progresser dans leur carrière.
    • Avec des jeux sérieux (serious games) : certaines entreprises utilisent des jeux sérieux pour former leurs équipes, en les plongeant dans des scénarios interactifs qui les obligent à prendre des décisions et à résoudre des problèmes.
    • La formation en présentiel « classique » : les collaborateurs assistent à des cours en personne, généralement dispensés par un formateur ou un expert dans le domaine concerné.

Dans cet article nous allons nous concentrer sur cette dernière forme de pédagogie. Mais avant cela, il est important de comprendre les différents outils à disposition et leur utilisation.

Les différences essentielles entre les LMS et les TMS pour une gestion efficace de la formation

Les plateformes d’apprentissage, appelées couramment LMS (Learning Management System), sont des outils essentiels pour créer et dispenser des programmes d’apprentissage en ligne. Elles permettent aux entreprises et aux établissements d’enseignement de fournir des formations interactives et engageantes à leurs apprenants.

D’un autre côté, les systèmes de gestion de la formation, ou TMS (Training Management System), sont conçus pour gérer l’ensemble du processus de formation au sein d’une entreprise. Du suivi budgétaire à la planification des sessions de formation en passant par la gestion des ressources et l’analyse des indicateurs de performance, les TMS offrent une approche globale de la gestion de la formation.

Il est important de noter que contrairement aux LMS, les TMS ne permettent pas de créer ou de gérer des modules de formation. Leur rôle est plutôt de faciliter la logistique et l’organisation des sessions de formation, tout en centralisant toutes les données ; provenant également du LMS, pertinentes et nécessaires à l’évaluation de l’efficacité des programmes de formation.

Les LMS sont donc idéaux pour la création et la diffusion de contenus d’apprentissage en ligne, tandis que les TMS sont essentiels pour planifier, gérer et évaluer l’ensemble du processus de formation au sein d’une entreprise. En combinant efficacement ces deux outils, les entreprises peuvent garantir une gestion efficace de la formation en ligne et maximiser l’impact de leurs programmes d’apprentissage.

Focus sur le TMS, ses fonctionnalités et avantages

La France représente une catégorie à part avec une réglementation sur la formation bien spécifique. Elle a des exigences en matière de développement des collaborateurs que peu de pays ont. C’est la raison pour laquelle la plupart des éditeurs de SIRH américains (notamment) ne propose pas de module formation.

Les différentes fonctionnalités 

Les principales fonctionnalités d’un Training Management System comprennent :

Le recueil de besoins de formation (ou demande de formation)

Les demandes de formation peuvent venir de plusieurs sources :

  • Le système directement. Cela va être le cas pour les habilitations ou les formations obligatoires (l’habilitation électrique, ou le CACES… par exemple).
  • Les RH
  • Les collaborateurs
  • Les managers

Ces recueils de besoins vont s’appuyer sur un catalogue de formation. Celui-ci n’est peut-être pas exhaustif. Le SIRH doit donc permettre aux RH, collaborateurs ou manager de faire une demande supplémentaire, via un catalogue externe.

Le circuit d’approbation

Une fois le recueil de besoin de formation effectué, la demande va passer par un circuit d’approbation. Très souvent, l’arbitrage sera fait au niveau des RH avec l’avis du manager. Si jamais la demande est refusée, l’outil doit pouvoir la stocker pour être redemandée l’année suivante.

Une fois la demande validée, elle devient une action de formation qui se traduit par un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Cette action de formation est associée à un besoin.

Le Plan de développement des compétences (PDC)

Suite à la réforme mise en place début 2019, le plan de développement des compétences à remplacer le plan de formation

Le plan de développement des compétences recense l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses collaborateurs, dont certaines sont obligatoires en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires (article L 6321-2 du code du travail)*.

Le PDC est alors alimenté automatiquement.

La planification des sessions

Nous rentrons dans la phase administrative de la formation avec plusieurs étapes :

  • Inscription à la formation
  • Envoi de la convocation
  • Questionnaire en amont pour évaluer le niveau de connaissance. Cette phase bien que facultative est intéressante car elle permet, d’une part au formateur de s’adapter au niveau des stagiaires, et surtout, elle permet de comparer avec les évaluations post-formation.
  • Les évaluations après la formation. Il en existe 2 types : à chaud – associé à un questionnaire de satisfaction – ou à froid, quelques mois après la formation pour mesurer l’impact des formations sur la performance des collaborateurs,
  • Les attestations de formation – Facultatives. Elles permettent d’alimenter le système en fonction des actions réalisées.

L’aspect budgétaire

Dans un SIRH il y a trois phases bien distinctes de suivi budgétaire :

La première est la phase prévisionnelle : Le budget en tant que tel. Si le SIRH est bien fait et que le catalogue de formation est correctement paramétré ; alors cette phase prévisionnelle est automatisée. En effet, tous les coûts sont indiqués dans le catalogue de formation.

Une fois les arbitrages faits, et le PDC validé, le budget est gelé ou engagé. Tous les coûts liés aux formations vont donc venir alimenter la partie comptable analytique. C’est le suivi des dépenses réelles.

Un budget de formation est un exercice vivant comme tous les budgets nécessaires à une entreprise. Il peut être amené à être révisé, adapté, ajusté pour x raisons. La fin de l’année ou la fin de la période du plan de développement des compétences, est le point final permettant d’avoir une vision exacte du suivi budgétaire et ainsi permettre la clôture du budget engagé par le budget réalisé.

Quel avenir pour le module formation ?

Avec l’avènement de l’Intelligence Artificielle (IA), le module formation d’un SIRH est appelé à évoluer pour offrir des fonctionnalités plus avancées et plus personnalisées et rendre le process plus dynamique.

Amélioration du process

L’IA permettra par exemple de faire des recommandations spécifiques aux différents acteurs ; l’équipe RH, les managers et les collaborateurs.

Personnalisation des parcours de formation

L’IA pourra recommander des formations adaptées aux besoins spécifiques de chaque collaborateur en fonction de son profil, de ses compétences, de ses objectifs de carrière, etc.

En outre, l’IA pourra être utilisée pour personnaliser les parcours de formation des collaborateurs en proposant des contenus pédagogiques adaptés à leur rythme d’apprentissage, à leurs préférences d’apprentissage, etc. Elle pourra également permettre de mesurer plus précisément l’impact des formations sur la performance des salariés en analysant de manière plus fine les données de suivi et d’évaluation.

Ouvrir sur des besoins futurs

L’Intelligence artificielle pourra également analyser les données liées à la formation pour identifier les tendances, les besoins émergents en matière de formation, et ainsi aider les entreprises à anticiper les besoins en compétences futures.

L’IA sans data n’existe pas…

Pour que l’IA soit pertinente dans les actions de formation, il faut qu’elle soit également déployée dans d’autres domaines RH. En effet si l’entreprise n’a pas mis en place de référentiel de compétences et de données RH, l’IA ne pourra pas être pleinement exploitée pour contribuer à l’amélioration des actions de formation. Il est donc essentiel de mettre en place un écosystème complet d’outils et de processus RH intégrant l’IA, afin que celle-ci puisse agir de manière synergique avec les actions de formation.

Par exemple, en utilisant l’IA pour analyser les besoins en compétences des collaborateurs, les résultats des évaluations de performances ou encore les retours des salariés sur les actions de formation mises en place, l’entreprise pourra adapter son plan de développement des compétences de manière proactive et personnalisée. Ainsi, l’IA devient un véritable levier d’amélioration de la formation en permettant une approche plus agile et orientée vers les besoins réels des collaborateurs.

 

 

En conclusion, le module formation ou TMS d’un SIRH est un élément fondamental pour la mise en place de la stratégie du plan de développement des compétences des collaborateurs et d’une performance croissante des équipes.

L’avenir, avec l’IA, confèrera à ce module une transformation profonde pour offrir des fonctionnalités toujours plus avancées et personnalisées, permettant une meilleure accessibilité à la formation en proposant des contenus adaptés au rythme et aux préférences d’apprentissage de chacun, que ce soit à travers des formations en ligne, des modules interactifs, du blended learning, des vidéos tutoriels, des podcasts, etc.

Cela contribuera à renforcer la gestion de la formation au sein des entreprises mais surtout à combler les retards et faire prendre conscience des fondamentaux à construire pour ne pas être totalement distancé par la technologie.

Une technologie qui pourra certainement permettre de rattraper son retard sans effort…juste du contrôle et de la validation ?

 

*source https://travail-emploi.gouv.fr/