Ce n’est pas un détail. Parce que si la réponse est non, si le vrai sujet est ailleurs dans les usages, la donnée ou l’organisation, vous risquez de reproduire exactement les mêmes difficultés avec un nouveau système. Juste plus cher, et avec une facture de migration en prime.
Voici les 5 questions à vous poser sérieusement avant d’engager un projet de changement de SIRH.
Est-ce que le problème vient vraiment de l’outil ?
C’est la question que tout le monde esquive, parce que la réponse est parfois inconfortable.
Un SIRH peut sembler défaillant pour au moins trois raisons très différentes :
- L’outil est objectivement limité : fonctionnalités manquantes, architecture obsolète, incapacité à évoluer avec vos besoins.
- L’outil est mal exploité : les fonctionnalités existent, mais elles ne sont pas utilisées, par manque de formation, de processus clairs, ou simplement d’habitude.
- La donnée est en cause : le système tourne, mais sur une base de données peu fiable, mal maintenue ou trop fragmentée pour être utile.
Dans les deux derniers cas, changer d’outil ne résoudra rien. Vous importerez vos mauvaises données dans un nouveau système. Vous demanderez à des utilisateurs peu formés d’adopter une nouvelle interface. Et dans 18 mois, vous vous retrouverez avec les mêmes irritants, plus la complexité de la migration.
Avant de décider, objectivez le diagnostic. Listez vos principaux points de blocage et demandez-vous honnêtement : est-ce que ce problème disparaîtrait avec un autre outil, ou avec un meilleur usage de l’existant ? |
Avez-vous une vision claire de ce que vous attendez du nouveau système ?
C’est le deuxième piège classique : lancer un projet SIRH sans avoir défini la cible.
On part souvent des douleurs actuelles, « ça ne marche pas bien », « les managers se plaignent », « les reportings prennent trop de temps », sans avoir traduit ces irritants en exigences concrètes pour le futur système. Résultat : on évalue des solutions sur des critères flous, on sélectionne un outil qui « a l’air bien », et on réalise en cours d’implémentation qu’il ne couvre pas les vrais besoins.
La bonne approche consiste à repartir des usages attendus, pas des fonctionnalités. Pas « je veux un module de gestion des absences », mais « je veux qu’un manager puisse valider une absence en moins de deux minutes depuis son téléphone, sans passer par les RH ».
Quelques usages structurants à clarifier avant tout appel d’offres :
- Qui utilise le SIRH au quotidien, et pour faire quoi exactement ?
- Quelles décisions RH doivent s’appuyer sur les données du système ?
- Quels processus doivent être entièrement digitalisés, et lesquels peuvent rester partiels ?
- Quelle est la donnée de référence dont vous avez absolument besoin, et qui en est responsable ?
Sans ces réponses, vous évaluerez des outils sans vraiment savoir ce que vous cherchez.
Avez-vous impliqué les bons interlocuteurs dès le départ ?
Un projet SIRH échoue rarement pour des raisons techniques. Il échoue parce que les personnes concernées ne se l’approprient pas.
Les erreurs les plus courantes :
- Décider entre RH et DSI sans consulter les managers, qui sont pourtant les premiers utilisateurs des fonctionnalités managériales.
- Ignorer les collaborateurs, qui découvrent le nouveau système le jour de son déploiement.
- Oublier la direction générale, qui ne comprend pas pourquoi ce projet est stratégique et coupe les budgets au premier dérapage.
La réussite d’un changement de SIRH dépend en grande partie de la capacité à aligner ces parties prenantes avant même de choisir une solution. Ce que cela implique concrètement :
- Organiser des ateliers d’expression des besoins avec les managers et les équipes RH terrain.
- Construire un cahier des charges qui reflète les usages réels, pas seulement les souhaits théoriques de la DRH centrale.
- Associer la DSI dès le début, pas seulement pour l’intégration technique, mais pour évaluer la faisabilité de chaque exigence.
Un projet bien aligné dès le départ se déploie deux fois plus vite et génère deux fois moins de résistances.
Votre donnée RH est-elle en état d’être migrée ?
C’est la question que personne ne veut poser, et qui coûte une fortune à ignorer.
La migration de données est souvent sous-estimée dans les projets SIRH. On part du principe que « les données sont dans le système actuel, donc on n’a qu’à les transférer ». Sauf que :
- Certaines données ne sont pas structurées de manière compatible avec le nouveau système.
- D’autres sont doublonnées, obsolètes ou simplement incorrectes.
- Les référentiels (postes, services, codes analytiques) ne correspondent souvent pas aux nouvelles nomenclatures.
Avant de choisir un nouveau SIRH, auditez votre donnée existante. Cela vous permettra d’évaluer l’ampleur réelle du travail de migration et d’éviter de vous retrouver avec un nouveau système alimenté par des données de mauvaise qualité.
Un bon SIRH avec une mauvaise donnée reste un mauvais outil. |
Avez-vous évalué le coût réel du changement, et celui du statu quo ?
Le coût d’un changement de SIRH est généralement bien visible : licences, intégration, formation, migration, accompagnement au changement. Les équipes finance savent le chiffrer.
Ce qu’on chiffre rarement, en revanche, c’est le coût du statu quo : ce que la situation actuelle coûte chaque jour à l’organisation.
- Combien d’heures par mois les RH passent-elles à retraiter, vérifier et consolider des données ?
- Combien de décisions RH sont prises avec une information partielle ou incertaine ?
- Combien de temps les managers consacrent-ils à des tâches administratives que le système devrait automatiser ?
- Quel est l’impact sur la qualité du pilotage, sur la réactivité face aux enjeux business ?
Quand on pose ces questions sérieusement, le coût du statu quo devient souvent bien plus élevé que le coût du changement. Et la décision se clarifie dans ses vraies priorités.
Ce que ces 5 questions changent
Poser ces questions ne ralentit pas le projet. Elles l’accélèrent.
Elles permettent d’entrer en discussion avec des éditeurs avec une vision claire de ce que vous cherchez. Elles évitent de passer six mois à évaluer des solutions qui ne correspondent pas à votre situation. Et elles augmentent significativement les chances que le système choisi soit réellement adopté, parce qu’il a été pensé pour vos usages, pas pour un cahier des charges générique.
La vraie question n’est pas « faut-il changer de SIRH ? » Elle est : « Qu’est-ce qui doit vraiment changer, et dans quel ordre ? » |
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