La gestion du temps et des activités est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises. La capacité à gérer efficacement les tâches, les disponibilités des employés et leurs absences peuvent faire toute la différence en termes de productivité et de rentabilité. C’est là qu’intervient la Gestion du Temps et Activités (GTA), un outil essentiel du Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Dans cet article, nous analyserons l’utilité et les avantages de la GTA pour les entreprises modernes.
Pour débuter cet article il est important de rappeler que le module de Gestion du temps et des activités est composé de deux grands éléments : la gestion des absences et la gestion de la présence
De quoi est composée le module de gestion des absences ?
En France, la gestion des absences est sujette à beaucoup de réglementation et de législation. Les règles de base seront celles du Code du Travail, ce à quoi vient s’ajouter des règles liées à la Convention collective et aux accords d’entreprise. Les usages qui sont souvent oubliés viennent compléter le dispositif.
Il ne faut pas négliger les usages : la jurisprudence précise que si dans l’entreprise, il y a certains usages, certes non écrits ni formalisés, mais en place depuis de nombreuses années, alors ils ont presque la même valeur juridique qu’un accord d’entreprise.
Tous ces éléments (Code du travail, Convention collective, accords d’entreprise et usages) rendent la gestion des temps et activités complexes en termes de gestion et de paramétrage.
La gestion du processus de demande d’absence
Pour l’essentiel, un module de Gestion des Temps et Activités va gérer le processus de demandes d’absences pour les différents types de motifs. En fonction des entreprises, le process de demande et surtout de validation de ces absences peut être extrêmement complexe avec de nombreuses strates d’approbation (ex : un ouvrier sur un chantier, ses congés pourront être validés par son manager direct, le chef de chantier, et peut-être même le coordinateur des travaux etc…).
Une fois les congés posés, il faut que le collaborateur ait une vision sur son solde de congés.
Le suivi des compteurs de droits acquis
Comme vous le savez, l’acquisition des jours de congés payés se fait automatiquement à hauteur de 2,08 jours par mois (soit 25j par an). Idem pour les RTT en France, où l’acquisition se fait en fonction du nombre d’heures travaillées par semaine au-delà des 35h légales.
De nombreux éditeurs (dont Crosstalent) ont pris le parti de dire que le calcul des CP ou de n’importe quel motif d’absence basé sur le système d’acquisition, serait fait par l’outil de paie. La raison de ce parti pris est simple : le système de paie a l’obligation réglementaire d’effectuer ce calcul. Ces éditeurs de SIRH pensent donc qu’il est inutile de faire une deuxième fois le calcul. Ce serait un trop grand risque d’erreur. D’autant qu’avec les API web services (existantes chez Crosstalent), les échanges d’informations se font très facilement. Pour cela, les SIRH envoient les informations relatives aux absences validées au système de paie qui calcule les compteurs. Ces informations appelées « éléments variables de paie » sont alors converties en compteur par l’outil de paie.
Le planning d’absence et les compteurs prévisionnels
Si l’outil de paie calcule les compteurs de droits acquis, on peut se poser la question de l’intérêt d’un module de Gestion des Temps et activités. Un des avantages de cette application est la possibilité pour les collaborateurs et surtout pour les managers d’avoir un planning des absences. Ce planning permet un meilleur management de l’équipe.
Côté salarié, le SIRH et la GTA permettra d’avoir une vision de leur compteur en fin de période. Cela leur permet une meilleure répartition de leurs congés (et éventuellement RTT) sur l’année
Si vous pensiez que la gestion des absences était complexe, vous n’avez encore rien vu.
La gestion de la présence
Il faut là encore distinguer deux points bien différents : le suivi de présence ainsi que la qualification des heures et la génération des EVP.
Le suivi du temps de travail effectif
Le suivi du temps de travail effectif est le nom officiel du suivi de présence. Il s’agit d’un suivi RH et réglementaire. Les RH ont besoin d’être en capacité de suivre le temps de travail de chaque collaborateur (notamment mais pas uniquement les heures supplémentaires). L’objectif est de pour prévenir d’éventuels contentieux avec un collaborateur.
La complexité réside dans le fait que chaque secteur d’activité, chaque métier, chaque statut (cadre au forfait, TAM, ouvrier…) peut avoir des modalités différentes.
Entre une personne travaillant en production (opérateur), les populations itinérantes (commercial ou chauffeur routier), les cadres au forfait jour, et même les vacataires (saisonniers par ex)… les modalités ne seront pas les mêmes.
Il faut également prendre en compte le secteur d’activité. Les populations travaillant par cycle, en usine avec les 3/8, ou les populations hospitalières qui travaillent en 24/7, ou dans une centrale nucléaire. A cela – et le dernier exemple est un cas de figure intéressant – s’ajoute des règles de sécurité particulières ou des sujets d’astreinte.
La gestion sous contrainte
Certains SIRH se sont spécialisés dans le suivi du temps de travail effectif sous contrainte. Pour être clair, prenons un exemple : Dans un hôpital, il y a 2 blocs opératoires, le planificateur a donc besoin de 2 anesthésistes en même temps, que l’un deux doit avoir une spécialité (pédiatrie par ex).
Le système va prendre en compte toutes les réglementations « classiques » de la gestion du temps de travail (nombre d’heures travaillées par jour/semaine). Il va également prendre en compte les contraintes de production ou dans le cadre de notre exemple, des contraintes de compétences, de qualification…
Ce qu’attendent les clients en termes de gestion de la présence
Le premier point est bien entendu que la solution de GTA soit en capacité de gérer tous les paramètres et toutes les règles liés au suivi du temps de travail effectif.
Le second point est la capacité de générer des plannings de présence prévisionnels. Le système doit calculer les temps de présence théoriques.
Le troisième point, l’outil doit être capable de faire un suivi des temps de travail avec la déclaration des temps. Dans cette partie, on va pouvoir inclure les suivis de badgeuses (tout type de badgeuses)
Focus sur les badgeuses :
On pense souvent aux badgeuses simples où le collaborateur passe son badge devant un lecteur et cela enregistre sa présence. Mais il existe de nombreuses autres possibilités.
- Les cartes RFID pour les itinérants (femmes de ménage ou vigiles..) qui peuvent être physiques avec un badge ou même virtuels sur leur téléphone par exemple. En arrivant sur leur lieu de travail, le collaborateur passe la carte RFID devant un code barre et cela enregistre leur présence ;
- L’appel vocal : cela fonctionne également pour les itinérants. Dès que le collaborateur arrive sur site, il appelle un numéro et le système enregistre le début du temps de travail ;
- Le téléphone professionnel qui enregistre le début du temps de travail dès que le commercial allume de dernier ;
- Le badgeage virtuel : Un collaborateur arrive au bureau, se connecte sur son ordinateur et pointe sur le logiciel de GTA directement ;
- Les feuilles de temps : Evidemment ce n’est plus sous format Excel mais en fonction de son planning, le système considère que l’heure théorique devient l’heure réelle. Si le collaborateur a fait des heures supplémentaires, il doit alors déclarer ces heures d’écart.
On peut évidemment mixer ces modalités au sein même d’une entreprise en fonction des populations concernées.
La génération des EVP
Les éléments variables de paie sont le dernier point. C’est ce qui va permettre à l’outil de paie de produire le bulletin de salaire. Dedans, il va évidemment y avoir les éléments d’absences mais également le décompte des heures. L’outil de GTA va traduire ces informations de présence et d’absences pour l’outil de paie.
Prenons un exemple : Un collaborateur a eu 5 jours d’astreinte dans le mois, l’outil de GTA va traduire cela en : Tant d’heures d’astreinte et grâce à cela, il peut prétendre à une prime d’astreinte. Le panier repas fait également des éléments en fonction des accords d’entreprise.
L’outil de GTA ne calcule pas la paie, donc il ne valorise pas les EVP en montant. Mais il va indiquer les événements qui donnent droit à des éléments variables de paie. La qualification des heures est donc le travail de l’outil de GTA, la valorisation, celui de l’outil de paie.
Conclusion : La France a probablement les règles de gestion du temps de travail les plus complexes au monde. C’est issu de notre histoire, de nos relations sociales et d’une conception singulière du pacte social.
La gestion du temps et des absences est complexe également car elle superpose le Code du Travail, les Conventions collectives (130 branches), les accords d’entreprise et les usages.
Par-dessus tout cela la jurisprudence et l’évolution de la législation imposent aux DRH de faire évoluer régulièrement le système en place.
Au final, le DRH doit tenir compte de ses contraintes d’entreprise, de production, du business et donc des impacts sur le résultat de l’entreprise. Ce n’est pas qu’une affaire RH !
Le DRH doit établir une politique de temps de travail qui va tenir compte de tous ces paramètres avec en premier lieu le respect du droit du travail et des règles en matière de temps de travail. Son rôle est celui d’un équilibriste.
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