Les Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH) sur téléphone mobile ont longtemps été considérés comme un rêve futuriste, mais au fil des années, ils se sont transformés en une réalité accessible à tous. Les entreprises ont saisi cette opportunité pour rendre leurs processus RH plus accessibles et efficaces. Cependant, certains se demandent si ces applications sont vraiment utiles ou simplement des gadgets de plus sur nos smartphones. Cet article va explorer les avantages et les inconvénients des SIRH sur téléphone mobile afin de déterminer leur véritable valeur.
Les différentes technologies existantes
Tout d’abord, il est important de comprendre ce qu’est un SIRH sur mobile.
Il existe trois grandes technologies :
- Les logiciels SIRH classiques qui ont simplement été adaptés pour mobiles et tablettes. On parle de site responsive.
Avantage : Le contenu homogène permet une prise en main rapide du site. Les internautes plutôt habitués à la version desktop retrouveront donc facilement leurs repères sur la version mobile.
Inconvénients : Si le site est trop dense ou complexe, alors la navigation peut être difficile voire contre-intuitive. Par ailleurs, sur un site responsive mal conçu, le temps de chargement peut être long sur mobile, du fait d’images non optimisées (au niveau de leur taille et poids).
- L’autre catégorie est une vraie application mobile téléchargeable depuis l’app store ou le Play Store qui permet aux employés d’accéder à différentes fonctionnalités RH depuis leur téléphone portable.
Avantages : Application créée spécialement pour les besoins des collaborateurs et optimisée pour l’utilisation sur mobile. Bien pensée, une application propose une formidable expérience.
Inconvénients : Le coût ! Le développement d’une application représente un budget non négligeable.
- Enfin, il y a PWA. C’est l’entre-deux : Une progressive web app est une version optimisée d’un site mobile intégrant des fonctionnalités d’applications natives (normalement indisponibles sur un navigateur).
Avantages : Les PWA combinent le meilleur des nouvelles technologies web et des applications natives. En bref, on pourrait s’imaginer naviguer sur une application, sauf qu’aucun téléchargement sur les stores n’est nécessaire.
En termes de coûts, les PWA n’ont pas besoin d’être développées séparément pour chaque plateforme. Leur création et leur maintenance sont moins coûteuses que celles des applications natives.
Inconvénients : Les PWA ont un accès limité au matériel comme l’appareil photo et le GPS de l’appareil, ce qui peut avoir un impact sur le fonctionnement de l’application. Cela peut poser problème si vous demandez à vos collaborateurs de prendre leurs frais en photo par exemple.
Quelle technologie choisir ? Certains éditeurs misent sur la simple compatibilité de leurs outils à l’ensemble des terminaux mobiles sans forcément prendre en compte la question de l’optimisation (ce sont les SIRH responsive). D’autres travaillent davantage le design et l’ergonomie afin d’améliorer l’expérience utilisateur sur smartphones et tablettes. Il faut réussir à trouver le bon équilibre entre investissement financier, utilisation et expérience collaborateur.
Que peut-on/doit-on trouver dans un SIRH mobile ?
Globalement, on peut trouver l’ensemble des fonctionnalités du SIRH « classique ». Ces fonctionnalités peuvent inclure la gestion des congés, du badgeage, des heures supplémentaires, des notes de frais, l’accès aux bulletins de paie et bien plus encore.
Du côté de la formation, certains salariés peuvent désormais consulter facilement le catalogue sur leur smartphone et visionner de courtes vidéos explicatives.
Pour l’évaluation des performances, les managers apprécient de pouvoir mener les entretiens annuels tout en rentrant directement leurs appréciations sur leur tablette.
Et dans le secteur de la mobilité, n’importe quel salarié équipé de l’outil mobile adéquat peut accéder aux annonces de postes en tout temps, de n’importe où.
Cela signifie que les employés peuvent gérer leurs besoins RH à tout moment et en tout lieu, sans avoir besoin d’un ordinateur de bureau.
Quels sont les avantages d’une version mobile du SIRH ?
L’accessibilité
Le principal avantage des SIRH sur téléphone mobile est son accessibilité. Les employés peuvent gérer leurs tâches RH facilement, que ce soit en déplacement, en voyage d’affaires ou même depuis chez eux.
Cela leur permet de gagner du temps et de la flexibilité, car ils n’ont plus besoin de se rendre physiquement au bureau pour effectuer des tâches administratives.
De plus, les Systèmes d’information RH sur téléphone mobile permettent également aux managers de gérer plus efficacement les équipes à distance. Ils peuvent approuver des demandes, consulter des rapports et prendre des décisions en temps réel sans être présent physiquement au bureau.
Améliorer la marque employeur
Le SIRH pour mobile a débuté par le recrutement. Les premiers outils ont en effet d’abord servi à attirer des candidats via un site carrière mobile afin de mieux refléter l’image d’entreprise innovante.
Aujourd’hui, l’utilisation des réseaux sociaux pour le recrutement est de plus en plus en vogue. Ils permettent notamment de mettre en avant des soft skills (voir notre article sur le sujet). Evidemment, les futurs candidats utilisent leur smartphone pour consulter leurs réseaux sociaux. Pour une expérience réussie, une entreprise se doit de proposer un parcours 100% digital et même 100% mobile.
Donc en améliorant l’expérience utilisateur des futurs candidats et en leur facilitant la tâche, l’image de l’entreprise en sort grandie.
Réduire la charge de travail des services RH
Un autre avantage important des SIRH sur téléphone mobile est leur capacité à réduire la charge de travail des départements Ressources Humaines. Les employés peuvent soumettre leurs demandes (congés, heures supplémentaires, etc.) directement via l’application ou le site, ce qui permet aux équipes RH de gagner du temps en évitant les tâches administratives chronophages. De plus, les SIRH sur téléphone mobile peuvent envoyer des rappels automatiques aux employés pour les échéances de leurs tâches RH, ce qui réduit les erreurs et les retards.
Oui mais…
Comme tout outil, il existe quelques inconvénients à ne pas négliger.
Véritable outil ou gadget ?
Certains critiquent les SIRH sur téléphone mobile en les qualifiant simplement de gadget technologique inutile. Ils arguent que ces applications sont souvent complexes à utiliser et nécessitent une formation pour être pleinement exploitées.
Lorsque le site n’a pas été réfléchi pour mobile, certaines personnes ont du mal à naviguer dans les menus et les fonctionnalités, ce qui peut provoquer des frustrations.
Le droit à la déconnexion
Certains employés craignent que l’utilisation de ces applications mobiles pour les tâches RH mélange leurs vies professionnelle et personnelle, car ils sont constamment connectés à leur travail.
Côté employeur, certains peuvent se sentent mal à l’aise à l’idée que leurs salariés utilisent leurs temps en dehors du bureau pour effectuer des tâches qu’ils auraient pu ou du faire durant leurs heures de travail dans l’entreprise.
Dans un monde du travail où l’équilibre vie privée, vie professionnelle prend de plus en plus de place. Est-ce judicieux pour une entreprise de proposer à ses collaborateurs une mobilité toujours plus importante ? Qu’en est-il du droit à la déconnexion ?
Le coût
Un point que l’on n’a pas encore abordé est le côté de la mise en place d’un SIRH sur mobile.
Il y a d’abord le coût de l’outil en lui-même. Nous l’avons vu, si l’entreprise veut un outil fonctionnel, user-friendly, il ne faut pas se limiter à un site responsive. Aller au-delà via un PWA ou une application. Mais cela engendre des coûts liés à l’ergonomie, le parcours utilisateur etc…
Ensuite il y a le coût lié à l’équipement des collaborateurs. Devront-ils utiliser leur smartphone personnel ou l’entreprise va-t-elle leur fournir à chacun un téléphone portable ?
La sécurité informatique
L’inconvénient principal d’un SIRH pour mobile est bien sûr la sécurité informatique. Un SIRH est composé de centaines de données personnelles. Intégrer la question de l’accessibilité implique de s’intéresser aux accès des uns et des autres aux informations RH en fonction de leur degré de responsabilité. Cette réalité peut constituer une première difficulté technologique pour la DRH et la DSI.
À ceci s’ajoute bien évidemment la multiplication des équipements au sein de l’entreprise (smartphone et/ou tablette d’entreprise, smartphone personnel…). Les données RH se retrouvent donc à de multiples endroits et circulent à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise. Pas facile à partir de là de créer un environnement sécurisé.
Malgré ces critiques, les SIRH sur téléphone mobile continuent de gagner en popularité et en adoption par les entreprises. Les avantages en matière de temps, d’efficacité et de flexibilité l’emportent sur les inconvénients potentiels. De plus, les développeurs d’applications mobiles continuent d’améliorer leurs produits en prenant en compte les commentaires des utilisateurs, ce qui facilite l’utilisation et augmente leur utilité.
En conclusion, les SIRH sur téléphone mobile sont bien plus qu’un simple gadget technologique. Ils offrent aux employés et aux départements RH une accessibilité et une efficacité accrues dans la gestion des tâches administratives. Bien sûr, il peut y avoir des défis à surmonter, notamment le droit à la déconnexion, mais avec la bonne formation et l’expérience utilisateur améliorée, ces inconvénients peuvent être minimisés. Les entreprises qui adoptent ces applications bénéficieront d’une meilleure productivité, d’une meilleure satisfaction des employés et d’une réduction des tâches administratives. Les SIRH sur téléphone mobile sont donc une réalité utile pour les entreprises modernes.