Dans cet article, nous allons explorer les coûts associés à la mise en place d’un SIRH et les bénéfices (à la fois quantifiables et moins quantifiables) et retours sur investissement qui en découlent, tels que les gains de temps, de productivité et la réduction des erreurs.

Coûts associés à la mise en place d’un SIRH

Tout d’abord voyons les coûts associés à la mise en place et le run d’un SIRH. Ces coûts vont être assez différents si vous optez pour un Système d’information RH en mode SaaS ou en licence

Installation du SIRH en licence

Dans cette forme d’utilisation que l’on appelle aussi on-premise, le logiciel SIRH est installé en dans les infrastructures informatiques, accessible seulement depuis les serveurs de l’entreprise. On achète alors une licence, qui est un droit d’utilisation. C’est souvent la solution choisie par le secteur public. Ce mode d’installation nécessite à la fois des compétences internes en ce qui concerne la sécurité, le matériel, la maintenance mais également l’achat ou location des infrastructures.

Un SIRH en mode SaaS

Le SaaS (Software as a Service en anglais), ou logiciel en tant que service, est une forme d’utilisation des logiciels dans laquelle ceux-ci ne sont pas installés sur la machine de l’utilisateur mais sur des serveurs à distance. Le SIRH est installé sur le Cloud (fullweb). L’entreprise paye un abonnement pour accéder à un service en ligne. Ce coût est fixe et comprend l’accès, l’infrastructure, la maintenance. En général, le prix dépend du nombre d’utilisateurs, la durée et également le nombre de modules choisis.

Les autres coûts de mise en place

Hormis l’achat de la licence ou la location du service que nous venons de voir, il y a d’autres coûts d’implémentation à prévoir.

Cela inclut la formation des collaborateurs et notamment la conduite du changement. C’est un élément souvent négligé mais qui a toute son importance pour une mise en place réussie.

Viennent ensuite la personnalisation du système aux besoins spécifiques de l’entreprise et process métiers, les frais liés à la migration des données et éventuellement l’intégration avec d’autres systèmes déjà en place via des webservices ou des fichiers plats.

Les coûts de run

Une fois la solution mise en place, il y a (dans le cadre d’un logiciel on-premise) les coûts de fonctionnement, de maintenance, de mise à jour régulière du SIRH et des compétences internes à avoir. A cela peut s’ajouter des coûts liés à l’intégration de nouvelles fonctionnalités, les correctifs etc… Chaque éditeur a sa propre tarification.

Dans le cadre d’une solution en mode Saas ; ces coûts sont intégrés au prix de l’abonnement.

La mise en place et la gestion d’un SIRH peut donc représenter un investissement initial conséquent pour une entreprise.

Les bénéfices d’un SIRH

Cependant, il est important de considérer ces coûts comme un investissement plutôt qu’une charge. En effet, un SIRH bien mis en place peut apporter de nombreux bénéfices à une entreprise et fournir un retour sur investissement significatif à moyen, long terme voire court terme si l’analyse de départ fait apparaître un fonctionnement fortement optimisable.

Définir les bons indicateurs

Pour bien mesurer les bénéfices de la mise en place d’un Système d’information RH, il faut être capable de suivre certains indicateurs pertinents.

Voici quelques KPI qui vous permettront de calculer le ROI d’un SIRH :

  • Taux de réduction des coûts liés à la gestion administrative des ressources humaines : cela pourrait inclure la diminution des coûts liés à la paie, à la gestion des avantages sociaux, à la formation, etc.
  • Taux d’augmentation de la productivité des employés : mesuré par exemple par l’augmentation du nombre d’heures de travail effectives des employés, la diminution du temps passé sur les tâches administratives, etc.
  • Taux d’adoption du SIRH : mesuré par le nombre d’employés utilisant activement le SIRH et les fonctionnalités mises à leur disposition.
  • Taux de réduction des erreurs et des retards dans les processus RH : mesure de l’amélioration de la qualité et de la rapidité des processus RH grâce au SIRH.
  • Le temps nécessaire pour le recrutement. L’automatisation de certains processus et l’IA peuvent permettre de gagner en temps et en qualité de CV traités.

Les éléments plus difficilement quantifiables

Dans les exemples suivants, il ne s’agit pas de réelles réductions de coûts mais bien d’avantages générés par le SIRH. Par exemple,

  • La solution choisie peut rendre les collaborateurs et managers moins dépendants des RH en trouvant les informations seuls sur un portail RH.
  • Taux de satisfaction des employés : mesuré par des enquêtes de satisfaction pour évaluer le niveau de satisfaction des employés par rapport au SIRH et aux processus RH mis en place.
  • Taux de rétention des employés : mesure de la capacité du SIRH à aider à fidéliser les talents au sein de l’organisation.
  • Amélioration de l’image de l’entreprise et de la marque employeur

Le calcul du Retour sur investissement (ROI)

Cette notion doit commencer par être prise en compte par tous les services RH et cela nécessite un changement de vision et paradigme.

ROI dans les RH

Nous parlons de solution pour les ressources humaines. Le mot humain est important car la réflexion présentée peut être dupliquée dans toutes les activités donc potentiellement déployable sous plusieurs formes dans toutes les entreprises.

Son but est « d’outiller » les métiers pour servir leurs clients internes, répondre à la réglementation et à la stratégie de l’entreprise.

Or quand elles doivent s’ « outiller » toutes entreprises pensent ROI. Prenons l’exemple d’une activité dite de production primaire, secondaire ou tertiaire, l’analyse entre les coûts en entrée et les coûts de vente vous donne la marge donc la rentabilité donc le ROI (en simplifiant).

Dans le cadre d’un SIRH, les outils sont destinés, en grande partie, à faire gagner du temps aux métiers pour produire des services attendus par l’entreprise et les collaborateurs(trices). Donc les métiers doivent appréhender un SIRH comme un investissement donc prévoir et ou calculer un ROI.

Cette culture du ROI n’étant pas nécessairement toujours mise en avant, il ne faut pas hésiter soit à monter en compétence, soit à faire appel à de l’aide interne, soit à faire appel à de l’aide externe.

Avant même de parler d’argent, il est toujours bon de rappeler que l’un des principaux retours sur investissement d’un SIRH est la rationalisation des processus RH. En automatisant des tâches telles que la gestion des congés, des fiches de paie, ou encore des évaluations des performances, un SIRH permet de gagner du temps et d’optimiser la productivité des équipes RH.

De plus, un SIRH permet également de réduire les risques d’erreurs humaines grâce à la centralisation des données, la suppression des multi-saisies et à la mise en place de contrôles automatisés. Cela se traduit par une amélioration de la qualité des données RH et une réduction des coûts liés aux corrections d’erreurs.

Cependant, l’argent étant le nerf de la guerre, il est important, avant de se lancer dans la mise en place d’un SIRH, de calculer le ROI prévisionnel.

Pour ce faire ; rien de plus simple : Le ROI est calculé en divisant les économies réalisées et les avantages générés par les coûts initiaux. Le résultat est généralement exprimé en pourcentage, ce qui permet de comparer facilement le rendement du logiciel RH avec celui d’autres investissements.

Combien de temps pour rentabiliser l’investissement ?

Cela va bien évidemment dépendre du type de SIRH choisi :

Dans le cadre d’un logiciel sous licence, le coût initial et les frais liés à la maintenant étant plus élevé, le retour sur investissement sera effectif au mieux entre 3 et 5 ans.

Dans le cadre d’un SIRH en mode SaaS, le ROI sera plus rapide.

Pour conclure, un SIRH peut être perçu comme un investissement rentable pour une entreprise. En plus des bénéfices directs tels que les gains de temps, de productivité et la réduction des erreurs, un SIRH peut également contribuer à l’amélioration de la satisfaction des collaborateurs et à une gestion plus efficace des talents.

À l’avenir, l’intégration de technologies telles que l’intelligence artificielle permettra d’aller encore plus loin dans l’optimisation des processus RH et d’augmenter le retour sur investissement de ces systèmes. En utilisant des algorithmes d’apprentissage automatique, l’IA peut aider à analyser les données RH pour prédire les tendances, anticiper les besoins en personnel et améliorer la prise de décision stratégique. Cela ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises qui cherchent à maximiser l’efficacité de leur gestion des ressources humaines.