L’objectif principal de la BDESE est de fournir aux dirigeants et aux représentants du personnel des informations précises et à jour sur les performances économiques, sociales et environnementales de l’entreprise, de façon à faciliter la prise de décisions et à améliorer la performance globale de l’entreprise

La BDESE est généralement gérée par l’entreprise elle-même, mais elle peut également être gérée par une agence spécialisée ou un consultant.

Dans cet article nous répondons à 7 questions qui se posent régulièrement lorsqu’une entreprise souhaite mettre en place une telle base de données.

Qu’est-ce que la BDESE et comment fonctionne-t-elle ?

La Base de données économiques, sociales (BDES) est une base de données créée en 2013 en France pour permettre aux représentants du personnel d’accéder à des informations stratégiques sur les entreprises. Depuis 2021 et la Loi Climat et Résilience, la BDES est devenue la BDESE en y apportant un volet environnemental.

La BDESE est obligatoire pour les entreprises de plus de 50 salariés. Elle doit contenir des informations sur l’activité économique de l’entreprise, son organisation, sa situation financière, ses perspectives d’emploi, la formation professionnelle ainsi que ses actions en matière d’environnement et de développement durable.

La BDESE fonctionne de manière collaborative en rassemblant toutes les informations liées à l’entreprise dans une base de données unique. Les membres du comité d’entreprise, les délégués du personnel et les représentants syndicaux y ont accès, ce qui leur permet de poser des questions à la direction et de formuler des propositions dans le cadre de la négociation collective.

 

Comment mettre en place une BDESE pour mon entreprise ?

La mise en place d’une BDESE dans votre entreprise se fait en plusieurs étapes :

  • Informer les instances représentatives du personnel (IRP) : Une réunion extraordinaire du comité d’entreprise (ou à défaut des délégués du personnel) devra être organisée pour en discuter.
  • Désigner un référent BDESE : Cette personne sera chargée d’animer les échanges avec les IRP.
  • Établir un plan de mise en place : Cela inclut la définition des données à intégrer dans la base (situation économique de l’entreprise, les indicateurs sociaux, les informations relatives à la formation professionnelle, etc.), ainsi que les modalités d’accès et de diffusion des données.
  • Installer et paramétrer l’outil de gestion de la BDESE : plusieurs solutions logicielles sont disponibles sur le marché pour gérer une BDESE. Vous pouvez soit faire appel à un prestataire spécialisé, soit choisir une solution intégrée à votre ERP.
  • Former les collaborateurs concernés : une fois que l’outil de gestion de la BDESE est installé et paramétré, il est important de former les collaborateurs concernés (DRH, service formation, comptabilité, etc.) à son utilisation.
  • Mettre en service votre BDESE : après toutes ces étapes, la BDESE peut être mise en service et accessible aux collaborateurs concernés.

Quels sont les avantages d’une BDESE pour l’entreprise et les employés ?

Une BDESE peut offrir plusieurs avantages pour l’entreprise et les employés, notamment :

Pour l’entreprise :

  • Une meilleure connaissance de l’organisation interne de l’entreprise ;
  • Une centralisation des informations sur les différents aspects économiques et sociaux de l’entreprise ;
  • Une optimisation de la gestion des relations sociales ;
  • Une amélioration de la communication interne et externe ;
  • Une prise de décision plus éclairée grâce à l’accès à des données fiables et pertinentes.

Pour les employés :

  • Une meilleure transparence de l’entreprise sur la situation et les projets de l’entreprise ;
  • Une meilleure connaissance des avantages sociaux et des formations disponibles ;
  • Une participation active à la vie de l’entreprise par le biais de représentants ;
  • Une possibilité de dialoguer avec la direction de l’entreprise ;
  • Une implication accrue des salariés dans les décisions les concernant.

 

Comment garantir l’exactitude des données dans la BDESE ?

Pour garantir l’exactitude des données dans la BDESE, il est important de mettre en place des protocoles de collecte, de stockage et de mise à jour des données rigoureux. Voici quelques pratiques à adopter :

  • Collecte des données : Les données collectées doivent être standardisées et validées dès le départ pour minimiser les erreurs. Il est important de mettre en place des processus de collecte cohérents et des formulaires homogènes. Des formations et des guides peuvent être mis en place pour aider les employés à collecter de manière efficace les données.
  • Analyse des données : L’objectif est de dégager des tendances, les forces et les faiblesses de votre entreprise.
  • Stockage des données : Les données doivent être stockées de manière structurée afin qu’elles puissent être facilement accessibles et interprétées. Il est important de désigner une personne ou une équipe chargée de la gestion et de la maintenance de la base de données.
  • Vérification des données : Cela peut être réalisé à l’aide de tests de cohérence, de rapprochements avec d’autres sources de données, ou en effectuant des contrôles de double saisie.
  • Mise à jour des données dès que des modifications sont apportées ou qu’il y a des erreurs. Il peut être utile de mettre en place un système de gestion de la qualité pour s’assurer que la BDESE est régulièrement mise à jour.

Comment intégrer la BDESE dans les processus RH existants de l’entreprise ?

Pour intégrer la BDESE dans les processus RH existants de l’entreprise, plusieurs étapes peuvent être suivies :

  • Identifier les données RH existantes : Cela peut inclure les informations sur les employés, les contrats de travail, les formations, les évaluations de performance, les absences, etc.
  • Définir les données supplémentaires nécessaires pour la BDESE : Ces données peuvent varier en fonction des objectifs et des besoins de l’entreprise par exemple sur l’impact environnemental des activités de l’entreprise ou sur les compétences en développement durable des employés.
  • Mettre en place des outils de collecte de données : Les données de la BDESE sont collectées à partir de sources internes telles que les rapports annuels de l’entreprise, les enquête de satisfaction clients, ainsi que de sources externes telles que des bases de données économiques.
  • Intégrer les données de la BDESE dans les processus RH : Si ce n’est pas déjà le cas, les données collectées pour la BDESE doivent être intégrées aux processus RH existants de l’entreprise, par exemple dans les évaluations de performance, les plans de développement personnel ou les processus de recrutement.

 

Quels sont les coûts associés à la mise en place et à la maintenance d’une BDESE ?

La mise en place d’une BDESE est un projet en tant que tel. Et à ce titre des coûts de mise en place et de maintenance y sont associés. Par exemple :

  • Coûts de conception et de développement de la BDESE : cela peut inclure le coût des outils de développement, le coût en termes de temps et d’expertise de l’équipe de développement pour concevoir et développer la BDESE.
  • Coûts d’hébergement et de stockage de la BDESE : ils varient en fonction de la taille de la BDESE. Certaines entreprises ont leur propre infrastructure d’hébergement, tandis que d’autres peuvent recourir à des services de cloud computing.
  • Coûts de maintenance de la BDESE : cela peut inclure les coûts de maintenance préventive, telle que la mise à jour et la sauvegarde régulière de la BDESE, ainsi que les coûts pour la résolution de problèmes techniques ou la résolution de conflits de données.
  • Coûts en termes de formation des utilisateurs : une BDESE peut nécessiter une formation pour les utilisateurs finaux. Cela peut inclure des coûts de formation en salle de classe, ainsi que des manuels ou des manuels d’utilisation en ligne.
  • Coûts de sécurité : la sécurité de la BDESE est très importante. Les coûts liés à la sécurité peuvent inclure la mise en place d’une politique de sécurité stricte, l’installation de logiciels de sécurité tels que des pares-feux ou des anti-virus, l’embauche de personnel de sécurité, etc.

Quels textes régissent la BDESE ?

Il est important de connaître les différentes réglementations (nationales, européennes, sectorielles, etc.) qui s’appliquent à la construction, l’exploitation et la mise à jour de la BDESE. Voici les principales :

  • L’Accord National Interprofessionnel (ANI) le 11 janvier 2013. Sa mission est de délivrer une « vision claire globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ».

L’objectif initial était de renforcer l’information des salariés sur les perspectives et les options stratégiques de l’entreprise pour conforter les futurs projets de travail et de compétences.

  • L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 relatif à la prévisibilité et à la sécurité des relations de travail offre une excellente nouvelle : le contenu et les conditions de la BDESE peuvent désormais être négociés.
  • La loi Climat et Résilience du 22 août 2021 entraîne des modifications notables, notamment en ce qui concerne les concertations avec le CSE de l’entreprise et le rôle du CSE lui-même.

Parmi ces changements, les employeurs, déjà en charge de négocier sur la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC), devront poursuivre cette mission en prenant en compte les conséquences environnementales de leurs prises de décisions.

En résumé, la BDESE est un outil important pour le dialogue social dans les entreprises en fournissant des données stratégiques et en facilitant la communication et la négociation entre la direction et les représentants du personnel.