Pour réussir cette mise en place, il est essentiel de définir une stratégie claire et un plan d’action précis. Il est également important de trouver la convergence entre l’idéal (ce que l’on souhaite accomplir avec le SIRH), le terrain (les besoins réels de l’entreprise et des collaborateurs) et le budget disponible. Comment trouver le bon équilibre entre les trois ? C’est ce que nous allons explorer dans cet article avec pour but : aborder la mise en place d’un SIRH de manière efficiente et pragmatique.

Mise en place d’un SIRH : La liste au Père Noël

La digitalisation d’un SIRH permet aux Responsables RH d’automatiser de nombreuses tâches administratives, de centraliser les données RH et d’offrir une expérience plus fluide aux collaborateurs.

Les objectifs cible

L’idéal dans la digitalisation d’un Système d’Information RH est de pouvoir offrir des outils performants et intuitifs, permettant de simplifier la gestion des ressources humaines et d’optimiser les processus RH. Evidemment, et c’est naturel, les Responsables RH aimeraient tout digitaliser (voir notre avis d’expert sur le sujet). Ce que les DRH attendent : une analyse approfondie des données RH, une meilleure gestion des talents et une optimisation de la communication interne, … Les Responsables RH doivent être en mesure de collecter, analyser et exploiter les données RH pour prendre des décisions éclairées et stratégiques. Encore faut-il que les process soient déjà clairement établis et mis en place.

Remettre les process à plat

La mise en place d’un SIRH commence dès la phase d’AO en cadrant bien les attentes présentées dans le cahier des charges, pour avoir des réponses claires de la part des éditeurs consultés et réduire au maximum les interprétations des réponses et être en phase entre l’avant-vente et le démarrage du projet. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un cabinet de conseil.

L’étape de la remise à plat des processus RH existants est donc indispensable. Cela permet d’identifier les inefficacités, les doublons de tâches et les points d’amélioration potentiels. En (ré)évaluant l’organisation, les flux de travail et les responsabilités de chacun au sein du service RH, on peut s’assurer que le futur SIRH sera parfaitement intégré et répondra aux besoins spécifiques de l’entreprise. Cela permet également d’anticiper les éventuels obstacles et de mettre en place des solutions adaptées pour garantir le succès de la mise en place de l’outil.

La phase juste avant l’appel d’offre est le moment opportun pour effectuer une telle démarche de remise à plat des process. Et même si elle est souvent négligée, elle est essentielle pour optimiser les performances de la fonction RH et garantir une transition fluide vers le nouveau SIRH.

Pensez long terme

Le premier conseil que l’on peut vous donner serait de ne pas essayer de tout mettre en place d’un coup. La réussite passe aussi par la capacité de vos équipes à intégrer la solution. Il vaut mieux parfois diviser le projet en 2 lots pour limiter l’épuisement projet et limiter la complexité de l’accompagnement au changement. Ecoutez les préconisations de planning de l’éditeur ou du cabinet de conseil qui vous accompagne.

Un autre point important est qu’en investissant dans un SIRH performant et en constante évolution et évolutifs, les équipes RH pourront anticiper les besoins futurs de l’entreprise en matière de gestion des ressources humaines. L’objectif est de créer un environnement de travail plus efficace et productif, en tirant parti des données et des outils numériques pour accompagner les collaborateurs dans leur parcours professionnel.

Tout le monde a en tête l’Intelligence artificielle qui apporte de grandes avancées en termes de traitement des données et de parcours personnalisé.

En pensant à long terme, les RH pourront également s’adapter plus facilement aux changements organisationnels et stratégiques, en proposant des solutions innovantes et personnalisées pour répondre aux défis de demain.

Le terrain et la réalité de la mise en place d’un SIRH

Malgré l’idéal que représente la digitalisation des SIRH, les Responsables RH doivent faire face à la réalité du terrain.

Anticiper le ou plutôt les coûts d’un SIRH

Lorsqu’il s’agit d’anticiper les coûts liés à la mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH), il est important de prendre en considération plusieurs facteurs.

En premier lieu, les coûts d’implémentation peuvent varier en fonction du choix entre un SIRH en mode SaaS ou en licence. De plus, il est essentiel de prendre en compte les coûts liés au temps passé par les ressources (souvent IT) pour comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise. Il est également crucial d’intégrer les contraintes opérationnelles, les exigences légales et les spécificités de chaque service dans l’estimation de ces coûts.

Enfin, il ne faut pas négliger les coûts de formation et de conduite du changement. Si vous souhaitez en savoir plus sur les coûts liés à la mise en place d’un SIRH, nous vous invitons à consulter notre article : SIRH dépense ou investissement : Quel ROI attendre ?

La communication clé de la réussite dans la mise en place d’un SIRH

La communication est un élément clé pour le succès de la mise en place d’un SIRH. En effet, la digitalisation des processus RH peut susciter une certaine résistance au changement de la part des collaborateurs (si ce sujet vous intéresse, lisez notre article). Il est donc essentiel que les Responsables RH communiquent efficacement sur les avantages et les enjeux du SIRH, tout en impliquant les collaborateurs dans le processus de transformation.

Il est également important de prendre en compte le manque de compétences techniques qui peut être un obstacle dans la mise en place d’un SIRH. Les Responsables RH doivent proposer des formations adaptées pour permettre aux collaborateurs de se familiariser avec les nouveaux outils et technologies.

En fin de compte, la réussite dans la mise en place d’un SIRH dépend largement de la communication et de l’implication des différentes parties prenantes. Les Responsables RH doivent être en mesure de créer un dialogue ouvert et transparent avec les collaborateurs, de les accompagner dans le processus de changement et de leur fournir les ressources nécessaires pour s’adapter aux nouvelles technologies.

L’argent : le nerf de la guerre

La gestion du budget est essentielle pour le succès d’un tel projet de mise en place d’un Système d’Information RH. Il est important de prioriser les modules qui apporteront le plus de bénéfices en termes d’optimisation des processus et de gains de temps. Il peut être nécessaire de faire des compromis et des arbitrages en fonction des ressources disponibles. Il est également important de prévoir des marges de manœuvre pour faire face à d’éventuels dépassements de coûts ou imprévus. Nous vous recommandons de faire appel à des experts en la matière (comme un cabinet de conseil) pour vous guider dans la gestion du budget et dans le choix des modules à mettre en place.

Trouver la convergence entre l’idéal, le terrain et le budget

Afin de réussir la mise en place d’un SIRH, nous l’avons vu, il est crucial pour les Responsables RH de mettre en place des processus bien définis et documentés, ainsi que de définir une stratégie claire et un plan d’action précis.

Pensez réduction des erreurs

En effet, un SIRH permet également de réduire les risques d’erreurs humaines grâce à la centralisation des données, la suppression des multi-saisies et à la mise en place de contrôles automatisés. Cela se traduit par une amélioration de la qualité des données RH et une réduction des coûts liés aux corrections d’erreurs.

Pensez gain de productivité des équipes RH

En automatisant les tâches administratives et en simplifiant les processus, les équipes RH peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la gestion des talents. Cela permet d’optimiser l’efficacité des équipes RH et de contribuer à la performance globale de l’entreprise.

La satisfaction des collaborateurs

Enfin, la mise en place d’un SIRH peut également contribuer à la satisfaction des collaborateurs. En réduisant les erreurs, en accélérant le traitement des demandes et en offrant des outils en libre-service, les collaborateurs peuvent accéder plus facilement à l’information dont ils ont besoin. Cela se traduit par une meilleure expérience utilisateur, une plus grande implication des collaborateurs et une diminution du turnover. En fin de compte, un SIRH mis en place correctement et de façon réfléchie peut avoir un impact positif sur la marque employeur de l’entreprise et contribuer à faire des collaborateurs des ambassadeurs de celle-ci.

 

En conclusion, la digitalisation des SIRH est un enjeu majeur pour les Responsables RH. En trouvant le juste équilibre entre l’idéal à atteindre, les besoins réels du terrain et les contraintes budgétaires, les Responsables RH pourront mettre en place des solutions innovantes, efficaces et économiquement viables pour accompagner la transformation numérique de leur service.

La digitalisation via un SIRH est donc un levier essentiel pour améliorer la gestion des ressources humaines, renforcer la performance de l’entreprise et favoriser l’épanouissement des collaborateurs.

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