La période d’été est propice pour faire un point sur la réglementation en matière de congés payés. Après avoir vu les droits et devoirs des salariés (voir article ici), voyons aujourd’hui le côté des employeurs.
Bonne lecture et bel été !
Les droits des employeurs pendant les vacances
Imposer des congés payés
L’employeur peut imposer des congés payés à condition de prévenir ses salariés au moins deux mois à l’avance.
Par ailleurs, sous réserve de l’accord du CSE, l’employeur peut être amené à imposer et à déterminer collectivement les dates de congés dans le cadre de la fermeture de l’entreprise.
Toutefois, si la fermeture dépasse la durée légale du congé annuel de 12 jours (à noter que la durée de fermeture ne pourra pas excéder 24 jours), l’entreprise est tenue de verser à ses salariés une indemnité au moins égale à l’indemnité journalière de congé pour chaque jour ouvrable dépassant cette durée.
Refuser des congés payés
L’employeur a le droit de refuser le congé s’il est motivé par l’un des facteurs suivants :
- le maintien du service
- activité de l’entreprise ( demande de surproduction, augmentation des commandes…)
- conditions inhabituelles
En revanche, l’employeur ne pourra pas refuser la demande d’un salarié si celle-ci fait référence à un événement familial tel qu’un mariage, un PACS, une adoption, ou encore un décès.
Mettre en place un ordre de départ
Si plusieurs salariés cherchent à partir en même temps et que cela perturbe le bon fonctionnement de l’entreprise, l’employeur peut appliquer un ordre de départ en congé.
Cet ordre de départ peut être déterminé par les conventions collectives, les coutumes ou par l’employeur lui-même, qui doit tenir compte de certaines exigences légales, telles que :
- l’ancienneté de l’employé
- la possibilité d’un engagement professionnel auprès d’un ou plusieurs employeurs différents
- la situation familiale de l’employé (les parents d’enfants scolarisés auront la priorité pour prendre des vacances pendant la période des vacances scolaires)
L’ordre des départs en congé doit être communiqué aux employés au moins un mois avant la date à laquelle ils souhaitent partir.
La perte des congés payés non pris
Si l’employeur a tout mis en place pour que ses salariés prennent leurs congés, mais que certains ne les ont pas pris ; dans ce cas, les jours non pris peuvent être perdus.
Toutefois, l’employeur peut mettre en place un compte épargne temps (CET).
Si une entreprise met en place le CET, elle est tenue au respect de certains engagements, notamment en matière d’information de ses salariés. En règle générale, ces règles sont fixées par convention de branche ou accord professionnel, mais en leur absence l’employeur est tenu aux obligations suivantes :
- donner au salarié au moment de l’embauche une notice l’informant des textes conventionnels applicables dans l’entreprise ou l’établissement
- tenir un exemplaire à jour de ces textes à la disposition des salariés sur le lieu de travail
- mettre sur l’intranet, dans les entreprises dotées de ce dernier, un exemplaire à jour des textes.
Les devoirs des employeurs pendant les vacances
Informer les employés de leurs droits en matière de congés payés.
Cela signifie qu’ils doivent fournir des informations claires sur le nombre de jours de congé auxquels les employés ont droit, les règles applicables pour demander des congés et comment les congés sont rémunérés. Le solde de congés doit être a minima indiquer sur la fiche de paie. Un logiciel de SIRH qui gère les temps et activité (GTA) fournira toutes les informations automatiquement. Il permettra également aux collaborateurs de poser leurs congés et d’obtenir les approbations directement dans l’outil
Calculer l’indemnité de congés payés
Pendant les congés payés, l’employé ne reçoit son salaire mais une ICP (indemnité de congés payés) Cette indemnité est calculée par comparaison entre 2 modes de calcul :
- Selon la 1re méthode, l’indemnité est égale à 1/10e de votre rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence : Intervalle durant lequel le salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail. Le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé est fixé au 1er juin de chaque année…
- Selon la 2nde méthode (celle du maintien de salaire), l’indemnité de congés payés est égale à votre rémunération que vous auriez perçue si vous aviez continué à travailler.
C’est le montant le plus avantageux qui vous est versé. Pour effectuer le calcul, l’employeur peut tenir compte :
- Soit de l’horaire réel du mois, méthode la plus juste et reconnue par la jurisprudence
- Soit du nombre moyen de jours ouvrables : Correspond à tous les jours de la semaine, à l’exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l’entreprise (ou ouvrés : Jour effectivement travaillé dans une entreprise ou une administration. On en compte 5 par semaine.)
- Soit du nombre réel de jours ouvrables (ou ouvrés)
L’organisation du travail pendant les congés
3 règles d’or à respecter : Planifier, organiser et communiquer :
- Planifier au préalable : Il est essentiel de prévoir à l’avance les périodes de congés des employés et de s’assurer qu’il y ait toujours une équipe présente pour gérer les urgences et les tâches essentielles.
- Organiser : Il y a plusieurs types d’organisation possibles.
- Par délégation de tâches : Il peut être nécessaire de déléguer les responsabilités à d’autres employés pour s’assurer que toutes les tâches critiques sont effectuées pendant les vacances.
- Par une automatisation des processus : Utiliser des outils ou des logiciels qui permettent d’automatiser certaines tâches répétitives ou de planifier des actions pendant les périodes de vacances.
- Communiquer :
- En interne : Il est recommandé d’informer et de sensibiliser l’ensemble du personnel sur les congés à venir, les responsabilités partagées et les contacts à joindre en cas de besoin.
- En externe : Informer les clients, fournisseurs et partenaires de l’entreprise sur les dates de fermeture et les modalités de contact en cas d’urgence.
Les modalités de gestion des remplacements pendant les congés payés
Plusieurs options sont possibles pour les entreprises :
- Recrutement temporaire : L’employeur peut décider d’embaucher temporairement du personnel supplémentaire pour remplacer les employés en congé. Cela peut se faire par le biais d’un contrat de travail temporaire, d’une agence de recrutement ou de contrats d’intérim.
- Redistribution des tâches : Si l’entreprise ne souhaite pas embaucher du personnel supplémentaire, les tâches des employés en congé peuvent être redistribuées aux autres employés. Cela peut nécessiter une réorganisation du planning ou une augmentation de la charge de travail pour certains employés.
- Formation des remplaçants internes : Dans certains cas, les employeurs peuvent identifier des employés internes compétents et les former pour prendre en charge les tâches des employés en congé. Cela nécessite une planification et une formation préalable pour assurer un remplacement efficace.
Les obligations de l’employeur en cas de modification des dates de congés
- Modification à l’initiative de l’employeur : Si l’employeur souhaite modifier les dates de congés initialement fixées, il doit respecter les règles suivantes :
- Préavis : Il doit prévenir le salarié au moins un mois avant la date prévue du congé, sauf si le salarié accepte une modification à une date plus proche.
- Accord du salarié : L’employeur doit obtenir l’accord du salarié pour la modification des dates de congés. Le salarié peut refuser cette modification sans justification. En cas de désaccord persistant, l’employeur ne peut pas imposer la modification.
- Modification à l’initiative du salarié : Si le salarié souhaite modifier les dates de ses congés déjà fixées, il doit en informer l’employeur au moins un mois avant la date prévue du congé, sauf si l’employeur accepte une modification à une date plus proche. Dans ce cas, il est important de noter que l’employeur n’est pas obligé d’accepter la demande de modification des dates de congés du salarié.
Il convient de préciser que ces obligations peuvent être modifiées par des conventions collectives, des accords d’entreprise ou des contrats de travail. Il est donc important de consulter ces différents documents pour connaître les règles spécifiques qui s’appliquent à un salarié.
Quelques violations malheureusement « classiques » des droits des salariés
- Contacter le salarié pendant ses congés payés
- Non-respect des dates de congés
- Réduction de la durée des congés
- Non-paiement de l’indemnité de congés payés (ou paiement en retard)
Ces cas constituent une violation des droits de l’employé (droit au repos notamment). Le salarié peut alors demander des dommages-intérêts et/ou récupérer les jours de congé non pris et/ou demander à bénéficier de jours de congé supplémentaires
En conclusion, les employeurs ont plusieurs responsabilités pendant les congés payés de leurs employés. Ils doivent respecter les demandes de congé, fournir des informations claires sur les droits des collaborateurs en matière de congés, assurer un remplacement adéquat, ne pas perturber la période de repos des employés, et s’assurer que le paiement de l’ICP (indemnité de congés payés) est effectué en temps voulu.
En respectant ces devoirs, les employeurs contribuent à garantir que leurs employés bénéficient de véritables périodes de repos et de détente.